Wenn Excel an Grenzen stößt

Jeder kennt sie und fast jeder nutzt sie: Die Exceltabelle. Microsoft Excel ist seit der Einführung im Jahr 1985 aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Die Kalkulationstabellen gelten als leicht zu bedienende Datenspeicher und finden in den verschiedensten Unternehmensbereichen Anwendung – immer dann, wenn Informationen erfasst und ausgewertet werden müssen. Doch wie verlässlich ist das Microsoft-Tool, wenn es um den Onlinehandel, den Omnichannel-Vertrieb und die Verwaltung und Pflege von Produktdaten geht?

Ein Blick in die Arbeitswelt zeigt: E-Commerce-Unternehmen, die ein kleines, gleichbleibendes Produktsortiment vermarkten und eine überschaubare Menge an Produktdaten verwalten, kommen mit Exceltabellen noch einigermaßen zurecht. Sobald jedoch die Menge an Produkten und Kanälen oder auch die Häufigkeit von Änderungen steigt, wird es für viele unabdingbar, auf effizientere Softwarelösungen zurückzugreifen. Warum das so ist und welche Alternative es gibt, erfahren Sie hier.

In der Regel sind es vermeintlich kleine Aufgaben, die mit einer Exceltabelle erledigt werden sollen – und schließlich zu echten „Zeitfressern“ mutieren. Ehe man sich versieht, sind die Mitarbeiter mehrere Stunden in der Woche ausschließlich mit der Bearbeitung und Weiterleitung von Exceltabellen beschäftigt. Dies hat einerseits damit zu tun, dass Excel nicht selbsterklärend ist und der richtige Umgang mit den Tabellen erlernt und trainiert werden muss. Hinzu kommt aber auch, dass mit zunehmender Anzahl an beteiligten Personen, Datenquellen und Arbeitsschritten die Fehleranfälligkeit steigt, sodass Kontrollmomente notwendig werden, die wiederum Zeit beanspruchen.

Vor allem im E-Commerce können die Auswirkungen fehlerhafter oder inkonsistenter Daten auf den Kunden und dessen Produkt- und Markenerlebnis kritisch sein. Wer also im Onlinehandel erfolgreich sein und langfristig expandieren will, sollte Excel als primäres Werkzeug für die Verwaltung und Pflege von Produktdaten allmählich hinter sich lassen und nach einer Softwarelösung suchen, die es ermöglicht, produktbezogene Daten fehlerfrei und zentral für die gesamte Organisation zu erfassen – und diese in höchster Qualität einzusetzen, beispielsweise auf der Webseite oder dem Onlineshop.

Product Information Management umfasst die Verwaltung von Produktinformationen sowie deren Bereitstellung für verschiedene Ausgabekanäle. Da Produktdaten gerade im Onlinehandel den Unterschied ausmachen, setzen immer mehr Unternehmen auf eine PIM-Software, die Sie bei der Pflege Ihrer Plattformen und Kanäle unterstützen.

Wer im Onlinehandel erfolgreich sein und sich von der Konkurrenz absetzen will, steht vor der Herausforderung, konsistente Produkterlebnisse über viele verschiedene Kanäle bereitstellen zu müssen. Produktdaten müssen hierfür erfasst und aufgearbeitet werden, was oftmals mit einem hohen Ressourceneinsatz einhergeht – und ohne systemische Unterstützung im Chaos münden kann. Das Risiko des Datenchaos ist dabei besonders gegebenen, wenn die Produktdaten über verschiedene Abteilungen hinweg verteilt sind – und in Exceltabellen liegen.

Mit einer PIM-Software können Sie Ihre Produktdaten dagegen zentral verwalten und bedarfsgerecht wie kanalspezifisch organisieren und kategorisieren. Eine solche Zentralisierung der Produktdatenpflege spart nicht nur Zeit, sondern wirkt sich auch positiv auf die Qualität der Daten aus, wie auch auf die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und den Workflows im Unternehmen insgesamt.

Da Konsumenten heute umfangreiche Recherchen betreiben, bevor sie eine Kaufentscheidung treffen, und die Konkurrenz im Onlinehandel oft nur wenige Klicks entfernt ist, ist die Qualität der Produktdaten erfolgsentscheidend – und das auf allen Kanälen. Mangelhafte Produktbeschreibungen und Bilder lassen Unternehmen unprofessionell erscheinen und führen dazu, dass sich Interessenten abwenden. Umgekehrt können mit qualitativ hochwertigen Produktbeschreibungen herausragende Kundenerlebnisse ermöglicht werden.

Wie oben bereits erwähnt, ist die Arbeit mit Exceltabellen nicht nur zeitintensiv, sondern auch äußerst fehleranfällig. Da die Fehler oftmals unbemerkt bleiben und es keine systeminhärenten Kontrollmechanismen gibt, sind die Tabellen allein als Grundlage für die Pflege und Verbreitung von Produktdaten heute nicht mehr geeignet. Mit einem PIM-System können Sie dagegen sicher sein, dass ausschließlich korrekte Datensätzen veröffentlicht und geteilt werden (und ja, beispielsweise auch über eine exportierte Exceldatei) – denn vor dem Export in die verschiedenen Kanäle werden die Daten bei modernen PIM-Systemen für gewöhnlich durch eine Workflow-Engine überprüft.

Eine organisierte Zusammenarbeit stellt bei der Verwendung von Exceltabellen eine Herausforderung dar, da jede Datei so konzipiert ist, dass sie jeweils nur von einer Instanz bearbeitet werden kann. Zwar gibt es Cloudlösungen wie Sharepoint oder Google Sheets, die eine gemeinsame Nutzung möglich machen. Diese können jedoch gegen Sicherheitsrichtlinien verstoßen – und auch hier gibt es ohne zusätzliche Data Governance-Richtlinien und Kontrollmechanismen keine Garantie, dass Daten nicht falsch erfasst oder versehentlich und unbemerkt überschrieben werden.

Anders verhält es sich mit den PIM-Systemen. Die Software ist auf das kollaborative Arbeiten ausgelegt und ermöglicht einen nahtlosen Informationsfluss über alle Abteilungen und Mitarbeiter hinweg. Mit einer PIM-Software können Sie Rollen und Berechtigungen für mehrere Benutzer definieren und zuweisen, sodass Ihr gesamtes Team an Ihren Produktbeschreibungen arbeiten kann, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen.

Mit Exceltabellen zu arbeiten, ist mehr oder weniger etabliert. Da es sich bei so machen Excelprozessen um über Jahre gewohnte Routinen handelt, wird der Handlungsbedarf hinsichtlich einer Zentralisierung und Automatisierung der Produktdatenverwaltung nur selten von den beteiligten Mitarbeitern erkannt. Es ist daher ratsam, sämtliche Geschäftsprozesse, die Exceltabellen involvieren, regelmäßig zu reflektieren. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen:

All das bedeutet jedoch nicht, dass sich Unternehmen von heute auf morgen von Excel verabschieden können. Beispielsweise wird Excel auch im bilateralen Datenaustausch zwischen Lieferanten und Händler weiterhin das bevorzugte Werkzeug bleiben. Daher ist es wichtig, auf eine PIM-Software zu setzen, das in Koexistenz mit Excel in Organisationen lebt und entsprechende Import-/Exportfunktionen aufweist, um die Vorteile und gewachsenen Prozesse von und mit Microsoft Excel auf ein ganz neues Level zu heben.

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