Alles, was Sie über eine PIM Software wissen müssen
Was ist Product Information Management (PIM)?
Eine PIM-Software schafft Ordnung in Ihren Produktdaten – wie genau, unter welchen Voraussetzungen und wer davon profitiert, erklären wir hier.
Definition: PIM Software
Product Information Management beschreibt das Verwalten und Pflegen von Produktdaten in einer zentralen Instanz. Anstatt Informationen wie die Produktbeschreibung und weitere Spezifikationen in meist mehreren im Unternehmen verteilten Excel-Listen zu verwalten, werden sie in einer PIM-Lösung zentral gepflegt und aktuell gehalten. Damit sind veraltete Informationen und Duplikate Geschichte und jeder, der mit Produktdaten arbeitet, kann sich auf ihre Vollständigkeit, Aktualität und Korrektheit verlassen.
PIM Software Vorteile
Diese Vorteile machen PIM-Systeme insbesondere für das Marketing und den Vertrieb wertvoll. Gerade in diesen Bereichen sind die Mitarbeiter sehr stark darauf angewiesen, einen uneingeschränkten Zugriff auf vollständige Produktinformationen zu haben. Nur so haben sie die Kontrolle über die Produktkommunikation und können die relevanten Zielgruppen präzise und konsistent über alle Kanäle ansprechen. Das gilt für Produktpräsentationen und Vertriebsunterlagen ebenso wie für Websitetexte, Social Media-Posts und Beschreibungen in der App – für jede Art von Content sind Produktdaten in einer PIM Software das Grundgerüst.
PIM + DAM = PXM
Damit die Produktdaten auf allen relevanten Kanälen genutzt werden können, speichert eine PIM-Software die Informationen medienneutral und strukturiert. Bei der Ausleitung wird die Struktur genutzt, um die richtigen Informationen an den richtigen Stellen anzuzeigen. Das gilt für Webseiten und Apps ebenso wie für Print- und Onlinekataloge. Natürlich spielen auch Produktbilder eine wichtige Rolle – nicht nur für Fashion-Unternehmen. Die komplementäre Lösung für die Verwaltung von digitalen Assets wie Bilder, Videos, Audio-Dateien oder Dokumente heißt Digital Asset Management (DAM) und bildet zusammen mit der PIM Software das sogenannte Product Experience Management (PXM).
PIM Software Nutzen
Eine intelligente Datenhaltung in einer PIM Software bildet also das Fundament für glaubwürdige und überzeugende Produktgeschichten, die sich die individuelle Unternehmenskommunikation zunutze machen. Damit schaffen Marketingverantwortliche die notwendige Differenzierung und Vertriebsmitarbeiter das Vertrauen für langfristige Kundenbeziehungen.
Was kann eine PIM-Software?
So individuell die Anforderungen und die Prozesse von Unternehmen, so vielfältig sind auch die Funktionalitäten einer PIM-Software. Die zentrale Bedeutung von Produktdaten und die Vielzahl an Rollen im Unternehmen, die mit diesen Daten arbeiten, machen die Definition der Anforderungen häufig sehr komplex.
Deshalb sind PIM-Systeme in der Regel sehr flexibel in ihrer Konfiguration und unterstützten Unternehmen bestens darin, Kontrolle über ihre Produktdaten zu erlangen.
- Browserbasierte Anwendung
Heute werden PIM-Systeme fast ausschließlich webbasiert angeboten. Unternehmen haben dadurch viele Vorteile – so entfällt beispielsweise die Wartung und die Planung und Durchführung von Updates für die Software. - Komplexität? Kein Problem!
Eine PIM-Software wird mit jedem Level an Komplexität fertig. Egal, ob einfache oder variantenreiche Produkte – Product Information Management sorgt für Klarheit, Struktur und Transparenz. - Bereit für den globalen Markt
Nicht nur Datenformate sind ein wichtiges Thema für den internationalen Commerce. Shops, Apps und Kataloge müssen in der jeweiligen Landessprache aufgestellt sein, um eine Kundenbindung herzustellen. PIM-Lösungen unterstützen daher selbstverständlich auch die Mehrsprachigkeit von Produktdaten sowie Prozesse rund um das Übersetzungsmanagement. - Bilder sagen oft mehr als tausend Worte
Ein Text kann noch so präzise die Farbe eines Sweatshirts beschreiben – Produktbilder sind und bleiben elementare Informationsträger und müssen daher zwangsläufig von einer PIM-Software berücksichtigt werden. Das kann durch eine integrierte Bilddatenbank sein oder durch eine enge Verzahnung mit komplementären Digital Asset Management Systemen. - Nahtlose Integration
Als primärer Ort für die Verwaltung von Produktdaten muss eine PIM-Software problemlos mit vor- und nachgelagerten Lösungen kommunizieren können. Egal, ob das eigene ERP-System oder das Produktinformationssystem der Lieferanten: die Anbindung an die jeweiligen Datenquellen muss einen reibungslosen Datenbezug gewährleisten, um die Aufwände auf allen Seiten zu minimieren. Auch bei der Ausleitung der Daten aus dem PIM in die unterschiedlichen Ausgabekanäle wie Webseiten, Marktplätze, Apps oder Printprodukte sorgt ein hoher Automatisierungsgrad für eine effektive Transformation und Integration der Daten.
- Klar definierte Nutzerrollen
Da die unterschiedlichsten Mitarbeiter mit einer PIM-Software arbeiten, bieten diese Lösungen eine zentrale Verwaltung der Zugriffsberechtigungen und Nutzerrollen. Mitarbeiter in der Produktentwicklung, im Vertrieb, Marketing und Kundenservice bekommen so Zugriff auf Informationen, Prozesse und Workflows, die auf ihre Rolle zugeschnitten sind. - Mehr als nur ein Datentopf
Der Zweck von PIM-Lösungen ist es nicht nur, Produktdaten effizient zu verwalten. Die Software ist außerdem darauf ausgelegt, unterschiedliche marketing- und vertriebsrelevante Prozesse im Unternehmen zu unterstützen. Produktinformationssysteme sind längst keine reinen IT-Werkzeuge mehr, sondern bieten Zugang zu sehr vielen unterschiedlichen Rollen. Daher weisen die meisten Systeme heute eine sehr gute Usability auf, die die Steuerung der verschiedenen Prozesse optimal unterstützt und sämtliche Workflows rund um Produktdaten sauber definiert. - Internationale Standards
Viele Branchen wie zum Beispiel die Automobilindustrie nutzen international anerkannte Datenformate, um die gemeinsame Wertschöpfungskette und den Handel zu unterstützen. PIM-Systeme kennen in der Regel all diese Standards und bringen entsprechende Funktionen mit, die die Produktdaten global übersetzen können. - Mit wenigen Klicks zum Produktkatalog
Kataloge spielen nach wie vor eine zentrale Rolle für viele Produktkategorien. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie schlussendlich in Papierform gedruckt oder elektronisch versendet werden – PIM-Systeme bieten eine ideale Basis für ihre Erstellung. Einmal definierte Regeln ermöglichen die Zusammenstellung der Kataloge in nur wenigen Klicks und dank der Kompatibilität mit standardisierten Austauschformate wie BMEcat lassen sich die Produkte automatisch in relevante Standards wie ECLASS oder ETIM klassifizieren, was auch den Austausch zwischen Lieferanten und Händlern erheblich erleichtert.
Welche Informationen verwaltet eine PIM-Software?
Das Ziel von Produktinformationssystemen ist eine verlässliche 360-Sicht auf Produktdaten. Dazu gehören Informationen wie:
Artikel
Produkte
Produktkategorien
Kurz- und Langbeschreibungen von Produkten
Katalogtexte
Verkaufstexte
Technische Attribute
Identifikationsmerkmale wie EAN, GTIN oder Produkt-IDs
Vererbungs- und Hierarchieinformationen sowie Ontologien für den semantischen Wissenstransfer
Varianten und Versionen wie Währungen oder regulatorische Aspekte
Klassifikationen
Frei definierbare Textfelder
Welche Informationen und Daten werden nicht in einer PIM-Software verwaltet?
Es gibt auch eine Reihe von Informationen, die klassischerweise von anderen Systemen verwaltet, gepflegt und bereitgestellt werden und die über entsprechende Integrationen mit den entsprechenden Produktinformationen verknüpft werden:
Medien wie Bilder, Videos oder Tonspuren, die in einer DAM-Software verwaltet werden
Auftragsdaten sowie Informationen über den Lagerbestand, die in ERP-Systemen (Enterprise Ressource Planning) verwaltet werden
Kundendaten, die in CRM-Systemen (Customer Relationship Management) verwaltet werden
Personalakten
Wann benötige ich eine PIM-Software?
Jedes Unternehmen, das seine Produkte über verschiedene Kanäle bewirbt und vertreibt, profitiert erheblich von einer PIM-Lösung. Dies gilt umso mehr, je variantenreicher die Produkte oder je größer das Produktsortiment ist. Sobald internationales Geschäft dazukommt, kommen Unternehmen gar nicht mehr umhin, ein zentrales Datenhaltungssystem anzuschaffen. Datensilos, isolierte und hochgradig individualisierte Prozesse verhindern jegliche Betriebseffizienz. Sie kosten nicht nur viel Zeit und Geld, sondern halten Unternehmen außerdem davon ab, wertvolle Synergiepotenziale zwischen den Abteilungen, Standorten und mit unterschiedlichen Dienstleistern auszunutzen.
Der Markt für PIM-Lösungen ist so vielfältig wie Unternehmen unterschiedlich sind – es gibt für jeden Bedarf das passende System. Wichtig ist, bei der Systemauswahl nicht nur die aktuellen Anforderungen als Maßstab heranzuziehen, sondern insbesondere auch die Unternehmensstrategie zu berücksichtigen. Sind Produkt-Neueinführungen geplant? Sollen neue Märkte erschlossen werden? Wie sehen die Expansionspläne aus? Gibt es anstehende M&A-Aktivitäten? All diese Faktoren haben einen maßgeblichen Einfluss auf das Datenmodell, weshalb es immer empfehlenswert ist, auf ein PIM zu setzen, das leicht erweiterbar und flexibel anpassbar ist.
Was gilt es sonst bei der PIM-Software Einführung zu beachten?
Die Implementierung einer PIM-Lösung ist in der Regel keine technische Herausforderung. Die Konzeption, saubere Planung und Integration in die bestehende Organisation sind die größeren Aufgaben. Daher ist es wichtig, geeignete Implementierungspartner zu identifizieren, die viel Erfahrung in diesen Projekten mitbringen. Zu den wichtigsten Schritten vor einer PIM-Einführung gehören:
- Definition der Prozesse
Damit das PIM-System sauber aufgesetzt werden kann, müssen zunächst die Kernprozesse detailliert und sauber dokumentiert werden – schließlich ist es später die Aufgabe der neuen PIM-Lösung, diese Prozesse effizient umzusetzen. Identifizierung der Anforderungen
Aus der Prozesslandschaft ergeben sich die jeweiligen Abteilungen und Verantwortlichkeiten, die in die Prozesse involviert sind. Hinzu kommen die verschiedenen Ausgabekanäle, die vom PIM bedient werden sollen – all diese beteiligten Systeme und Menschen haben ihre eigenen Erwartungen an das System, die in einer entsprechenden Anforderungsmatrix dokumentiert und priorisiert werden müssen.- Konzeptentwicklung
Auf Basis der unternehmensspezifischen Prozesse und der Anforderungen sämtlicher Datenabnehmer und internen Verantwortlichen kann ein entsprechendes Datenmodell definiert und in die Struktur des PIM-Systems übertragen werden.
Welche technischen Voraussetzungen müssen für eine PIM-Einführung erfüllt sein?
Dank modernen Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) kann PIM heute einfach über den Browser genutzt werden. Damit sind größere Investitionen in Hardware, Server oder Speicherplatz unnötig – es wird nur so viel Speicherkapazität und Performance bezahlt, wie aktuell genutzt wird.
Welche Vorteile bietet eine PIM-Software?
Jedes Unternehmen, in dem mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen und von verschiedenen Standorten aus auf Produktdaten zugreifen müssen, profitiert erheblich von einer PIM-Software. Es ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für übergreifende Prozesse und damit nicht nur ein wichtiges Instrument für das Projektmanagement, sondern auch für sämtliche zentralen Workflows. Nicht nur interne Beteiligte können so stets auf relevante Produktinformationen zugreifen, sondern auch externe Dienstleister wie Agenturen, Händler oder Reseller.
Ein Produktinformationssystem kann:
Daten modellieren
Sind die einzelnen Prozesse klar beschrieben, die auf Produktdaten angewiesen sind, können die Anforderungen an die Datenqualität formuliert werden. Das heißt, jede Abteilung, die mit diesen Daten arbeitet, bringt ihren Bedarf an Vollständigkeit mit in die Konzeption des Datenmodells ein. Die gebündelten Anforderungen können dann in eine saubere Struktur übersetzt werden.
Daten integrieren
Einmal aufgesetzt, bildet diese Struktur das Grundgerüst für die Produktdaten, die im nächsten Schritt entsprechend in das PIM-System integriert werden. Je nach Beschaffenheit der Informationen in den Datenquellen müssen sie zunächst aufbereitet und bereinigt werden.
Daten verwalten
Die zentrale Speicherung von Produktdaten ist eine der Hauptaufgaben von Produktinformationssystemen. Entsprechend den Anforderungen an den unterschiedlichen Stellen werden die Daten zudem mit notwendigen weiteren Informationen angereichert.
Daten verteilen
Für die Nutzung der Produktdaten bieten PIM-Lösungen die Möglichkeit, unterschiedlichste Ausleitungsprozesse und -kanäle zu definieren und die Daten entsprechend zu publizieren. Ein hoher Automatisierungsgrad trägt dabei wesentlich zur Effizienz der jeweiligen Abteilungen bei.
Datenqualität sichern
Damit alle Workflows reibungslos laufen und jeder interne wie auch externe Datenabnehmer genau die Informationen bekommt, die er braucht, muss die Datenqualität überwacht und sichergestellt werden. PIM-Lösungen erreichen dies durch eine kontinuierliche Überwachung des Datenstandes und Abgleich mit den definierten Qualitätsanforderungen. Flexibel gestaltbare Reportings machen auf einen Blick deutlich, wo Nachbesserungsbedarf besteht – verknüpft mit intelligenten Workflows können entsprechend Aufgaben an Verantwortliche verteilt werden.
Bei welchen alltäglichen Herausforderungen unterstützt eine PIM-Software?
Aufgrund der essenziellen Bedeutung von Produktdaten für die Effektivität von Unternehmensprozessen unterstützen Produktinformationssysteme bei zahlreichen und sehr unterschiedlichen Herausforderungen.
Einsparung von Zeit und Kosten
Eine PIM-Software verwaltet und pflegt Produktdaten zuverlässig – ohne diese systemische Unterstützung würde die Aufgabe an Mitarbeiter fallen, die dafür unverhältnismäßig viel Zeit bräuchten und damit hohe Kosten verursachen würden. Außerdem ist eine manuelle Erledigung stets mit einer sehr viel höheren Fehlerwahrscheinlichkeit verbunden. Aber nicht nur bei der Datenpflege wird viel Zeit und Geld gespart: Vor allem dort, wo es besonders auf Schnelligkeit ankommt, kann auf PIM-Systeme gezählt werden. Die schnelle und einfache Publikation von Produktdaten sorgt für eine stark verkürzte Time-to-Market und stärkt damit auch die Wettbewerbsposition des Unternehmens.Dank der Zentralität sind die Daten außerdem immer aktuell. Anreicherungen, Übersetzungen und Aktualisierungen sind sofort in allen Kanälen live, was die Transparenz und die Flexibilität erheblich steigert.
Verhinderung von Chaos und Intransparenz
In vielen, insbesondere international agierenden, Unternehmen haben sich über die Jahre sehr unterschiedliche Prozesse und ein individueller Umgang mit Daten etabliert. Die Folge davon: niemand hat den Überblick, es werden unzählige Excel-Listen geführt und in unterschiedlichen Ablageorten und in zahllosen Versionen gespeichert. Produktinformationssysteme bieten einen stets aktuellen und zuverlässig transparenten Blick auf die Daten. Sie konsolidieren sämtliche Informationen und bringen Klarheit in die verschiedenen Versionen und Varianten. So können beispielsweise Währungen und standortabhängige Informationen wie gesetzliche Vorschriften eindeutig und korrekt verwaltet werden.Die Datenqualität ist dabei stets gesichert und Dubletten oder unvollständige Informationen sofort aufgespürt und in entsprechende Bereinigungsschritte übersetzt.
Verlässliche Informationen auf allen Kanälen
Verbraucher informieren sich heute oft über unterschiedliche Kanäle, bevor sie sich für einen Kauf entscheiden. Gleichzeitig haben sie einen deutlich höheren Anspruch an den Detaillierungsgrad und die Vollständigkeit der Informationen. Das bedeutet, es müssen nicht nur sehr umfangreiche Informationen bereitgestellt werden, sondern das auch noch konsistent über alle Kanäle hinweg – am besten noch verpackt in zielgruppen- und kanalspezifische Sprache und Gestaltung. Ohne PIM ist diese Aufgabe nicht zu stemmen, denn nur eine PIM-Lösung vermag es, alle Informationen qualitätsgesichert und absolut verlässlich bereitzustellen. Definierte Regeln ermöglichen die Bespielung aller Ausgabekanäle mit den entsprechenden Informationen für eine einheitliche Produktkommunikation und effektivere Marketingprozesse.
Wer profitiert von einer PIM-Software?
PIM-Lösungen sind also unabdingbar für Unternehmen, die eine gewisse Komplexität bei der Nutzung von Produktdaten aufweisen. Sei das aufgrund eines umfangreichen Produktsortiments, vieler Produktvarianten, zahlreichen Ausgabekanälen oder einer Vielzahl an unterschiedlichen Abteilungen und Standorten, die auf die Produktdaten zugreifen müssen. Meist jedoch findet sich in Unternehmen eine Kombination aus diesen Faktoren, sodass ein PIM-System jede Menge Vorteile für alle Beteiligten bringt – insbesondere dann, wenn es um eine einheitliche Produktkommunikation in allen Online- und Offline-Kanälen geht.
Die Vorteile sind besonders in den folgenden Bereichen spürbar:
Marketing
Da die Marketingabteilung verantwortlich für sämtliche Publikationsprozesse ist, profitieren die Verantwortlichen entsprechend stark von der Zuverlässigkeit und der Aktualität der Daten sowie von dem hohen Automatisierungsgrad, der durch ein PIM-System erreicht werden kann. Damit lassen sich die eigenen Apps und Webshops, sowie Marktplätze wie Amazon, eBay oder B2B-Beschaffungsplattformen, Print- und elektronische Kataloge sowie Produktdatenfeeds, Social Media, kundenspezifische und standortabhängige Preislisten und sogar Messetafeln mit qualitativen Produktinformationen befüllen.
Sales
Egal, ob auf Messen oder im Außendienst – Vertriebsmitarbeiter haben dank eines zentralen PIM zu jeder Zeit aktuelle Daten zur Hand. Das kann zum Beispiel in Form von Datenblättern oder elektronischen Produktkatalogen sein. Für eine garantierte Verfügbarkeit bieten PIM-Systeme auch eine Offline-Zurverfügungstellung von entsprechenden Produktinformationen.
Produktmanager
Der Produktmanager hat eine wichtige Rolle in der Pflege und Verwaltung von Produktinformationen. PIM-Lösungen bieten den Verantwortlichen volle Kontrolle und Transparenz des aktuellen Informationsstands und gleichzeitig Möglichkeiten, diesen entsprechend der Produktentwicklung zu aktualisieren. Damit wird das Produktmanagement direkt in den Datenprozess involviert, was sich wiederum positiv auf die Aktualität und Transparenz der Informationen auswirkt.
Händler
Für Lieferantenunternehmen ist es häufig eine große Herausforderung, den Händlern, Resellern und auch den Außendienstmitarbeitern entsprechende Produktinformationen bereitzustellen. Jeder Datenabnehmer hat seine eigenen Ansprüche an die Datenqualität, was die Zurverfügungstellung der Produktdaten sehr komplex machen kann. PIM-Lösungen nehmen diese Aufgabe ab und sorgen dafür, dass jeder genau die Informationen bekommt, die er braucht – sei es mobil, offline oder online.
Agenturen und Dienstleister
Marketingabteilungen arbeiten sehr häufig mit Agenturen zusammen, die ihrerseits Zugriff auf entsprechende Produktinformationen benötigen. PIM-Systeme erlauben einen rollenbasierten Zugriff auf relevante Produktdaten und ermöglichen auf diese Weise eine effiziente Zusammenarbeit bei voller Kontrolle über die Zugriffsberechtigungen.
Architekten und Bauplaner
PIM-Lösungen erlauben aber nicht nur einen lesenden Zugriff auf zentrale Produktdaten. Architekten, Bauplaner und andere Dienstleister können außerdem CAD-Dateien, 3D-Dokumente und BIM-Daten im System ablegen und so sehr viel effektiver mit dem Produktmanagement zusammenarbeiten.
Endkunden
Auch der Endkunde profitiert, wenn ein Unternehmen seine Produktdaten zentral in einem PIM-System verwaltet, pflegt und bereitstellt. Er kann sich über all seine bevorzugten Kanäle hinweg gleichermaßen über die Produkte, aber auch über das Unternehmen selbst informieren und erhält dabei die Transparenz, Vollständigkeit und Ansprache, die er erwartet. Verunsicherungen aufgrund abweichender Informationen über Preis, Menge oder Verfügbarkeit der Produkte gehören damit der Vergangenheit an, wodurch das Vertrauen in die Marke und damit auch die Kundenbindung gestärkt wird.