Alles wat u moet weten over PIM
Wat is Product Informatie Management (PIM)?
PIM-systemen zorgen voor structuur in uw productdata – hoe precies, onder welke voorwaarden en wie daarvan profiteert, leggen we hier uit.
Definitie: PIM Software
Product Information Management beschrijft het beheer en onderhoud van productgegevens vanuit een centrale bron. In plaats van informatie zoals de productbeschrijving en andere specificaties te beheren in meerdere Excel-lijsten die meestal verspreid over het bedrijf staan, worden ze centraal bijgehouden en up-to-date gehouden in een PIM-oplossing. Dit betekent dat verouderde informatie en duplicaten verleden tijd zijn en dat iedereen die met productinformatie werkt erop kan vertrouwen dat deze volledig, actueel en correct is.
Voordelen van PIM-software
Deze voordelen maken PIM-systemen bijzonder waardevol voor marketing en verkoop. Vooral op deze gebieden zijn medewerkers sterk afhankelijk van onbeperkte toegang tot volledige productinformatie. Alleen zo hebben ze controle over de productcommunicatie en kunnen ze de relevante doelgroepen precies en eenduidig via alle kanalen aanspreken. Dit geldt voor productpresentaties en verkoopdocumenten, maar ook voor website-inhoud, posts op sociale media en informatie die in de mobiele app wordt gepubliceerd – productinformatie is de basis voor alle soorten inhoud.
PIM + DAM = PXM
Om ervoor te zorgen dat productdata op alle relevante kanalen kunnen worden gebruikt, slaat een PIM-systeem de informatie gestructureerd en medianeutraal op. De structuur wordt gebruikt wanneer de informatie wordt gepubliceerd om de juiste informatie op de juiste plaatsen weer te geven. Dit geldt zowel voor websites, e-commerce en apps als voor gedrukte en online catalogi. Natuurlijk spelen productafbeeldingen ook een belangrijke rol – en niet alleen voor modebedrijven. De complementaire oplossing voor het beheren van digitale assets zoals afbeeldingen, video’s, audiobestanden of documenten heet Digital Asset Management (DAM) en vormt samen met de PIM het zogenaamde Product Experience Management (PXM).
PIM Software Value
Intelligent datamanagement vormt daarmee de basis voor geloofwaardige en overtuigende productverhalen die uiteindelijk resulteren in een individuele bedrijfscommunicatie. Zo creëren marketingmanagers de nodige differentiatie en het verkooppersoneel het vertrouwen voor langdurige klantrelaties.
Wat kan PIM-software doen?
Zo individueel als de eisen en de processen van bedrijven zijn, zo divers zijn de functionaliteiten van een PIM-software. Het centrale belang van productdata en de verscheidenheid aan afdelingen in het bedrijf die met deze data werken, maken het definiëren van eisen vaak erg complex.
Daarom zijn PIM-systemen doorgaans zeer flexibel in hun configuratie en bieden ze bedrijven de best mogelijke ondersteuning bij het verkrijgen van controle over hun productinformatie.
- Browsergebaseerde applicatie
Tegenwoordig zijn PIM-systemen bijna uitsluitend web gebaseerd. Dit biedt veel voordelen voor organisaties, het elimineert bijvoorbeeld de noodzaak voor onderhoud en het plannen en uitvoeren van updates voor de software. - Complexiteit? Geen probleem!
PIM-systemen zoals mediacockpit kunnen elk niveau van complexiteit aan. Of producten nu eenvoudig zijn of veel varianten hebben – PIM zorgt voor duidelijkheid, structuur en transparantie. - Klaar voor de wereldmarkt
Dataformaten zijn niet het enige belangrijke onderwerp voor de internationale handel. Om klantenbinding te bewerkstelligen, moeten winkels, apps en catalogi in de betreffende landstaal zijn ingesteld. PIM-systemen ondersteunen daarom natuurlijk ook de meertaligheid van productgegevens en processen die te maken hebben met vertaalbeheer. - Afbeeldingen zeggen vaak meer dan duizend woorden
Hoe precies een tekst de kleur van een sweatshirt ook beschrijft – productafbeeldingen zijn en blijven elementaire informatiedragers en moeten daarom onvermijdelijk door een PIM-systeem worden meegenomen om een relatie te vormen. Dit kan door middel van een geïntegreerde beelddatabase of door integratie met complementaire digital asset management systemen. - Naadloze integratie
Als de primaire plaats voor het beheren van productgegevens, moeten PIM-systemen gemakkelijk kunnen communiceren met upstream- en downstream-oplossingen. Of het nu om het eigen ERP-systeem van het bedrijf of het productinformatiesysteem van de leverancier gaat, de verbinding met de respectievelijke gegevensbronnen moet zorgen voor een vlotte toegang tot de gegevens om de inspanning van alle kanten te minimaliseren. Een hoge mate van automatisering zorgt ook voor een effectieve transformatie en integratie van de data als het gaat om de output van de data naar de verschillende outputkanalen zoals websites, marktplaatsen, apps of printproducten.
- Duidelijk gedefinieerde gebruikersrollen
Aangezien een grote verscheidenheid aan medewerkers met een PIM-systeem werken, bieden deze oplossingen centraal beheer van toegangsautorisaties en gebruikersrollen. Medewerkers in productontwikkeling, verkoop, marketing en klantenservice krijgen zo toegang tot informatie, processen en workflows die zijn afgestemd op hun rol. - Meer dan alleen een datadump
Het doel van PIM-systemen is niet alleen het efficiënt beheren van productgegevens. De oplossingen zijn ook ontworpen om verschillende marketing en verkoop gerelateerde processen binnen de onderneming te ondersteunen. Productinformatiesystemen zijn al lang geen pure IT-tools meer, maar bieden toegang tot zeer veel verschillende rollen. Daarom hebben de meeste systemen tegenwoordig een zeer goede bruikbaarheid die de controle van de verschillende processen optimaal ondersteunt en alle workflows met betrekking tot productgegevens duidelijk definieert. - Internationale normen
Veel industrieën, zoals de auto-industrie, gebruiken internationaal erkende gegevensformaten om zowel de toeleveringsketen als de handel te ondersteunen. PIM-systemen zijn ingesteld op al deze standaarden en bieden bijbehorende functies die productgegevens wereldwijd kunnen vertalen. - Productcatalogus met slechts een paar klikken
Catalogi spelen nog steeds een centrale rol voor veel productcategorieën. Het maakt niet uit of ze uiteindelijk op papier worden gedrukt of elektronisch worden verzonden – PIM-systemen bieden een ideale basis voor het maken ervan. Zodra de regels zijn gedefinieerd, kunnen catalogi in een paar klikken worden samengesteld, en dankzij de compatibiliteit met gestandaardiseerde uitwisselingsformaten zoals BMEcat kunnen producten automatisch worden ingedeeld in relevante normen zoals ECLASS of ETIM, wat ook de uitwisseling tussen leveranciers en dealers aanzienlijk vergemakkelijkt.
Welke informatie beheert een PIM-software?
Het doel van productinformatiesystemen is om een betrouwbaar 360-graden beeld van productinformatie te bieden. Dit omvat informatie zoals:
Artikelen
Producten
Productcategorieën
Korte en lange productbeschrijvingen
Catalogusteksten
Verkoopteksten
Technische kenmerken
Identificatiekenmerken zoals EAN, GTIN of product-ID’s
Informatie over overerving en hiërarchie, evenals ontologieën voor semantische kennisoverdracht
Varianten en versies zoals valuta of regelgevingsaspecten
Classificaties
Vrij definieerbare tekstvelden
Welke informatie en data wordt niet beheerd in een PIM-systeem?
Er is ook een scala aan informatie dat klassiek wordt beheerd, onderhouden en geleverd door andere systemen en dat via geschikte integraties is gekoppeld aan de bijbehorende productinformatie:
Media zoals afbeeldingen, video’s of audiotracks, die worden beheerd in een DAM software
Ordergegevens en voorraadinformatie beheerd in ERP-systemen (Eenterprise Resource Planning)
Klantgegevens beheerd in CRM-systemen (Customer Relationship Management)
Personeelsdossiers
Wanneer heb ik een PIM-systeem nodig?
Elk bedrijf dat zijn producten via verschillende kanalen promoot en verkoopt, heeft veel baat bij een PIM-oplossing. Dit geldt vooral wanneer de producten een groter aantal varianten hebben of het productassortiment uitgebreider is. Zodra er internationale activiteiten bijkomen, kunnen bedrijven niet meer om de aanschaf van een centraal datamanagementsysteem heen. Gegevenssilo’s, geïsoleerde en sterk geïndividualiseerde processen beletten elke operationele efficiëntie. Niet alleen kosten ze veel tijd en geld, maar ze verhinderen ook dat bedrijven waardevolle samenwerkingsmogelijkheden tussen afdelingen, locaties en met verschillende dienstverleners benutten.
De markt voor PIM-oplossingen is even divers als de bedrijven verschillen – er is een geschikt systeem voor elke behoefte. Bij de keuze van een systeem is het belangrijk om niet alleen de huidige behoeften als maatstaf te nemen, maar ook om in het bijzonder rekening te houden met de bedrijfsstrategie. Zijn er nieuwe productlanceringen gepland? Moeten er nieuwe markten worden aangeboord? Wat zijn de uitbreidingsplannen? Zijn er aanstaande fusies en overnames? Al deze factoren hebben een aanzienlijke invloed op het gegevensmodel, waardoor er nog meer redenen zijn om te vertrouwen op een PIM dat gemakkelijk uitbreidbaar en flexibel aanpasbaar is.
Waar moet nog meer op gelet worden bij het implementeren van PIM?
Het implementeren van een PIM-oplossing is meestal geen technische uitdaging. De opzet, heldere planning en integratie in de bestaande organisatie zijn de belangrijkste taken. Daarom is het belangrijk om geschikte implementatiepartners te identificeren die veel ervaring hebben met deze projecten. De belangrijkste stappen voorafgaand aan een PIM-implementatie zijn:
Wat zijn de technische vereisten voor een PIM-implementatie?
Dankzij moderne software-as-a-service (SaaS)-oplossingen kan PIM nu eenvoudig via een browser worden gebruikt. Dit elimineert de noodzaak voor grote investeringen in hardware, servers of opslagruimte – u betaalt alleen voor zoveel opslagcapaciteit en prestaties als er momenteel wordt gebruikt.
Wat zijn de voordelen van een PIM-systeem?
Elk bedrijf waarin meerdere medewerkers van verschillende afdelingen en locaties toegang moeten hebben tot productgegevens, profiteert aanzienlijk van een PIM-systeem. Het is de centrale hub voor overlappende processen en daarmee niet alleen een belangrijke tool voor projectmanagement, maar ook voor alle centrale workflows rondom het beschikbaar stellen van productinformatie. Dit betekent dat niet alleen interne stakeholders altijd toegang hebben tot relevante productinformatie, maar ook externe dienstverleners zoals agentschappen, dealers of resellers.
Een productinformatiemanagementsysteem wordt gebruikt om:
Data model
Zodra de afzonderlijke processen die afhankelijk zijn van productgegevens duidelijk zijn beschreven, kunnen de kwaliteitseisen voor de gegevens worden geformuleerd. Dat wil zeggen dat elke afdeling die met deze gegevens werkt, haar behoefte aan compleetheid inbrengt in het ontwerp van het datamodel. De gebundelde eisen kunnen dan worden vertaald in een heldere structuur.
Gegevens integreren
Eenmaal opgezet vormt deze structuur het kader voor de productgegevens, die in de volgende stap dienovereenkomstig in het PIM-systeem worden geïntegreerd. Afhankelijk van de soort informatie in de gegevensbronnen moet deze eerst worden voorbereid en opgeschoond.
Gegevens beheren
Het centraal opslaan van productgegevens is een van de hoofdtaken van productinformatiesystemen. Naargelang de behoefte op de verschillende locaties wordt de data ook verrijkt met de nodige aanvullende informatie.
Data distribueren
Voor het gebruik van productinformatie bieden PIM-oplossingen de mogelijkheid een grote verscheidenheid aan outputprocessen en -kanalen te definiëren om de gegevens dienovereenkomstig te publiceren. Een hoge mate van automatisering draagt aanzienlijk bij tot de efficiëntie van de betrokken afdelingen.
Gegevenskwaliteit waarborgen
Om ervoor te zorgen dat alle workflows soepel verlopen en dat elke interne en externe gebruiker van gegevens precies de informatie krijgt die hij nodig heeft, moet de kwaliteit van de gegevens worden bewaakt en gewaarborgd. PIM-oplossingen bereiken dit door de gegevensstatus voortdurend te controleren en te vergelijken met gedefinieerde kwaliteitseisen. Flexibele rapportage maakt onmiddellijk duidelijk waar verbetering nodig is – gekoppeld aan intelligente workflows kunnen taken dienovereenkomstig worden verdeeld onder de betrokkenen.
Wat zijn enkele dagelijkse uitdagingen waarvoor PIM-systemen ondersteuning bieden?
Gezien het essentiële belang van productgegevens voor de effectiviteit van bedrijfsprocessen bieden productinformatiesystemen ondersteuning bij tal van uitdagingen.
Besparing van tijd en kosten
Een PIM-oplossing beheert en onderhoudt op betrouwbare wijze productgegevens – zonder deze systematische ondersteuning zou de taak terechtkomen bij medewerkers die onevenredig veel tijd kwijt zijn, met hoge kosten tot gevolg. Bovendien gaat handmatige uitvoering altijd gepaard met een hogere kans op fouten. Maar niet alleen het bijhouden van gegevens bespaart veel tijd en geld: Vooral op gebieden waar snelheid van essentieel belang is, kan op PIM-systemen worden vertrouwd. De snelle en eenvoudige publicatie van productgegevens zorgt voor een sterk verkorte time-to-market en versterkt daardoor ook de concurrentiepositie van de onderneming.Dankzij de gecentraliseerde aanpak zijn de gegevens ook altijd actueel. Verrijkingen, vertalingen en updates zijn direct live in alle kanalen, wat de transparantie en flexibiliteit aanzienlijk vergroot.
Chaos en ondoorzichtigheid voorkomen
In veel organisaties, vooral die welke internationaal opereren, zijn in de loop der jaren zeer verschillende processen en individuele manieren van omgaan met gegevens ontstaan. Het gevolg is dat medewerkers het overzicht over hun gegevens verliezen en dat er talloze Excel-lijsten worden bijgehouden en opgeslagen op verschillende locaties en in talloze versies. Productinformatiesystemen bieden een altijd actueel en betrouwbaar overzicht van de gegevens. Ze consolideren alle informatie en brengen duidelijkheid in de verschillende versies en varianten. Dit betekent bijvoorbeeld dat valuta- en locatieafhankelijke informatie zoals wettelijke voorschriften eenduidig en correct kunnen worden beheerd. De kwaliteit van de gegevens is altijd gewaarborgd en duplicaten of onvolledige informatie worden onmiddellijk opgespoord en omgezet in passende opschoonstappen.
Betrouwbare informatie op alle kanalen
De consument van vandaag wint vaak via verschillende kanalen informatie in voordat hij tot een aankoop besluit. Tegelijkertijd stellen zij veel hogere eisen aan de gedetailleerdheid en volledigheid van de informatie. Dit betekent dat niet alleen zeer uitgebreide informatie moet worden verstrekt, maar dat deze ook consistent moet zijn voor alle kanalen – idealiter verpakt in doelgroep- en kanaalspecifieke taal en vormgeving. Deze taak kan niet worden uitgevoerd zonder PIM, omdat alleen een PIM-oplossing in staat is alle informatie op een kwaliteitsgegarandeerde en absoluut betrouwbare manier te verstrekken. Dankzij gedefinieerde regels kunnen alle uitgangskanalen worden voorzien van de juiste informatie voor consistente productcommunicatie en effectievere marketingprocessen.
Wie heeft baat bij een PIM-systeem?
PIM-oplossingen zijn essentieel voor bedrijven met een zekere complexiteit in het gebruik van productgegevens. Redenen hiervoor zijn een uitgebreid productassortiment, veel productvarianten, talrijke afzetkanalen of een groot aantal verschillende afdelingen en locaties die toegang moeten hebben tot de productgegevens. De meeste bedrijven hebben echter een combinatie van deze factoren, wat betekent dat een PIM-systeem een hele reeks voordelen biedt voor alle betrokkenen – vooral als het gaat om consistente productcommunicatie in alle online en offline kanalen.
De voordelen zijn vooral merkbaar op de volgende gebieden:
Marketing
Aangezien de marketingafdeling verantwoordelijk is voor alle publicatieprocessen, profiteren de verantwoordelijken dienovereenkomstig van betrouwbare en actuele informatie en van de hoge mate van automatisering die met een PIM-systeem kan worden bereikt. Zo kunnen de eigen apps en webwinkels van het bedrijf, maar ook marktplaatsen zoals Amazon, eBay of B2B-inkoopplatformen, gedrukte en elektronische catalogi alsmede productdatafeeds, sociale media, klantspecifieke en locatieafhankelijke prijslijsten en zelfs beurspanelen vanuit één bron met kwalitatieve productinformatie worden gevuld.
Verkoop
Op beurzen of in het veld – verkoopmedewerkers hebben dankzij een centrale PIM altijd actuele gegevens binnen handbereik. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van datasheets of elektronische productcatalogi. Voor een gegarandeerde beschikbaarheid bieden PIM-systemen ook offline levering van de desbetreffende productinformatie.
Productmanager
De productmanager speelt een belangrijke rol bij het onderhouden en beheren van productinformatie. PIM-oplossingen bieden managers volledige controle en transparantie over de huidige staat van de informatie, terwijl ze ook mogelijkheden bieden om deze bij te werken in overeenstemming met de productontwikkeling. Hierdoor wordt het productmanagement rechtstreeks bij het gegevensproces betrokken, wat weer een positief effect heeft op de actualiteit en transparantie van de informatie.
Detailhandel
Voor leveranciers is het vaak een grote uitdaging om dealers, wederverkopers en ook buitendienstmedewerkers van de juiste productinformatie te voorzien. Elke afnemer van gegevens heeft zijn eigen eisen op het gebied van gegevenskwaliteit, wat het verstrekken van productgegevens zeer complex kan maken. PIM-oplossingen nemen deze taak uit handen en zorgen ervoor dat iedereen precies de informatie krijgt die hij nodig heeft – of dat nu mobiel, offline of online is.
Bureaus en dienstverleners
Marketingafdelingen werken vaak samen met bureaus, die op hun beurt toegang moeten hebben tot relevante productinformatie. PIM-systemen maken rolgebaseerde toegang tot relevante productgegevens mogelijk, waardoor efficiënte samenwerking met volledige controle over toegangsrechten mogelijk wordt.
Architecten en bouwplanners
PIM-oplossingen bieden echter niet alleen read-only toegang tot centrale productgegevens. Architecten, bouwplanners en andere dienstverleners kunnen ook CAD-bestanden, 3D-documenten en BIM-gegevens in het systeem opslaan, waardoor zij veel effectiever kunnen samenwerken met het productbeheer.
Eindklanten
Ook de eindklant heeft er uiteindelijk baat bij wanneer een bedrijf zijn productgegevens centraal beheert, onderhoudt en beschikbaar stelt in een PIM-systeem. Zij kunnen nu via alle kanalen van hun voorkeur informatie over de producten en het bedrijf verkrijgen en krijgen de transparantie, volledigheid en communicatie die zij verwachten. Onzekerheden als gevolg van tegenstrijdige informatie over prijs, hoeveelheid of beschikbaarheid van producten behoren daarmee tot het verleden en versterken het vertrouwen in het merk en de klantentrouw.
