Alles wat je moet weten over DAM
Wat is Digital Asset Management (DAM)?
Afbeeldingen, video’s, audio- en grafische bestanden – een Digital Asset Management systeem beheert alle mediabestanden centraal vanuit één bron
Wat is het belang van digital asset management voor een bedrijf?
De meeste organisaties hebben een verscheidenheid aan digitale middelen, zoals afbeeldingen, video’s, audiobestanden, presentaties, logo’s, afbeeldingen of PDF’s. In veel gevallen worden deze mediabestanden op verschillende locaties binnen de organisatie opgeslagen, bestaan er vaak verschillende versies of duplicaten en is de toegang tot deze middelen voor veel medewerkers ook vaak beperkt. Een Digital Asset Management-software daarentegen biedt een centrale locatie voor creatieve inhoud en beheert netjes en betrouwbaar verschillende versies, evenals toegangsrechten en gebruikersrollen. Door het groeiende belang van multimedia assets heeft mediacockpit een eigen geïntegreerde DAM component die productinformatie in het PIM (Product Information Management) aanvult met de daarbij behorende complementaire functies.
Bedrijven waarvan de productcommunicatie afhankelijk is van de ondersteuning van beeld- en videomateriaal kunnen het zich niet langer veroorloven om zonder krachtige DAM-software te werken. Grote moderetailers adverteren bijvoorbeeld elk kledingstuk met meerdere afbeeldingen voor elke kleur en vanuit verschillende perspectieven, evenals korte video’s voor specifieke producten. Wanneer deze retailers nieuwe collecties aan hun aanbod toevoegen, moeten al deze gegevens snel beschikbaar zijn. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor dure elektronica, waar kleine reclamevideo’s of zelfs datasheets vaak de productbeschrijving completeren.
Dankzij het beheren van toegangsrechten bieden DAM-systemen ook een uitstekende basis voor samenwerking tussen verschillende afdelingen, maar ook met externe gebruikers zoals bureaus of freelancers. Iedereen die betrokken is bij contentcreatie kan er zeker van zijn dat de aangeleverde mediagegevens correct en up-to-date zijn. Daarnaast zorgen intelligente workflows en duidelijk omschreven verantwoordelijkheden voor transparante en betrouwbare processen, van beeldbewerking tot distributie naar de verschillende marketing- en verkoopkanalen.
Belangrijkste mogelijkheden van een DAM-software
Digital asset managementoplossingen beheren media zoals afbeeldingen, video’s, audio of grafische bestanden in verschillende bestandsformaten en versies. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om wijzigingen bij te houden. Productafbeeldingen kunnen in verschillende secties, afmetingen en formaten worden opgeslagen en kunnen voor elk distributiekanaal op de juiste manier worden aangeleverd. Omdat veel verschillende interne en externe gebruikers vaak met digitale middelen werken, hebben DAM-oplossingen ook geavanceerd rechtenbeheer dat efficiënte workflows mogelijk maakt met maximale beveiliging en transparantie.
Talrijke interfaces integreren de centrale DAM intelligent met het bestaande IT-landschap. mediacockpit heeft bijvoorbeeld interfaces naar content managementsystemen (CMS), online winkels, Adobe InDesign en Adobe Photoshop, en Microsoft Office PowerPoint. Op deze manier wordt het DAM-systeem een centrale hub voor alle digitale activa in het bedrijf – ongeacht waar ze worden gemaakt, bewerkt of uiteindelijk gepubliceerd.
Welke gegevens worden beheerd in een DAM-software?
In een DAM-systeem wordt ongestructureerde data beheerd, onderhouden, verrijkt en beschikbaar gesteld. Ongestructureerde data verwijst naar informatie-elementen die niet bestaan in een geformaliseerde structuur. In tegenstelling tot gestructureerde gegevens, die zijn opgezet onder een gedefinieerd gegevensmodel, zijn ongestructureerde gegevens om te beginnen zelf niet te interpreteren – het is als een vat waar niet gemakkelijk de juiste data uitgehaald kan worden. Dit omvat:
Afbeeldingen
Video’s
Audiobestanden
Presentatie zoals PPT-bestanden
PDF’s
Logo’s
Banieren
Tekstbestanden
Welke gegevens worden niet beheerd in een DAM-oplossing?
Gestructureerde gegevens zoals productinformatie, klantgegevens of stamgegevens worden niet beheerd in een DAM-oplossing. Dit soort informatie vereist speciale datamodellen die in kaart worden gebracht door productinformatiesystemen (PIM), klantrelatiebeheersystemen (CRM) en enterprise resource planning-systemen (ERP).
Welke andere termen zijn er voor Digital Asset Management?
Juist vanwege het grote aantal verschillende assets zijn er enkele termen die synoniem worden gebruikt met DAM. Denk hierbij aan video asset management, al is het maar video data te beheren, brand asset management, media management, (rich) media asset management, digital content management of digital media management.
Wanneer is een DAM-oplossing voor u zinvol?
DAM-software is logisch wanneer een bedrijf een verscheidenheid aan media zoals afbeeldingen, video’s, audiobestanden, presentaties, grafische afbeeldingen of PDF’s maakt en bewaart en deze zo efficiënt mogelijk wil beheren, vooral gezien de samenwerking tussen locaties, internationalisering en het werken met externe partijen zoals bureaus, de pers of fotografen.
Wat zijn de technische vereisten voor een DAM-implementatie?
Er zijn inmiddels verschillende manieren om software in bedrijven te introduceren. Of een SaaS-model (Software-as-a-Service), een hybride oplossing of een installatie op locatie de voorkeur heeft, hangt van verschillende factoren af. Zo speelt de algehele architectuur met de omringende systemen een grote rol, maar is ook de langetermijnstrategie van het bedrijf van invloed op de keuze voor de juiste optie. Daarom biedt mediacockpit voor elke behoefte het juiste model.
De meeste bedrijven kiezen tegenwoordig echter voor browsergebaseerde SaaS-oplossingen, waarbij complexe onderhoudswerkzaamheden en updates worden uitgevoerd door de provider en bedrijven zeer flexibel zijn in het gebruik en gebruik van de software. Omdat de randvoorwaarden voor datagebruik in de moderne bedrijfswereld zeer dynamisch kunnen veranderen, is het flexibele gebruik van een SaaS-oplossing ingeburgerd. Toch zijn er bedrijven die hun data liever op hun eigen servers en databases opslaan, daarom worden deze alternatieven vaak parallel aangeboden.
Welke andere aspecten spelen een rol bij het introduceren van een DAM-software?
De technische vereisten voor een DAM-implementatie zijn nauwelijks meer een hoofdpijndossier. Voor bedrijven is het belangrijker om na te denken over welke digitale assets ze precies hebben of in de toekomst zullen hebben, hoe de inkoop- en leveringsprocessen eruit zien en welke gebruikers betrokken zijn bij het digitale waardecreatieproces. Pas als deze basisstructuur helder is geschetst, moet een DAM-implementatie worden uitgevoerd zonder dat er achteraf grote aanpassingen moeten worden gedaan.
Wat zijn de voordelen van Digital Asset Management?
Dankzij centrale gegevensopslag, duidelijk gedefinieerde processen en intelligente workflows bieden DAM-oplossingen veel voordelen – en niet alleen voor internationale bedrijven die grote hoeveelheden creatieve inhoud bezitten en een groot aantal distributiekanalen moeten bedienen.
DAM-software bespaart tijd en geld
Zonder een centrale gegevensopslag, moeten product- en bedrijfsafbeeldingen, documenten en presentaties nauwgezet met de hand worden uuitgrezocht – ervan uitgaande dat bekend is waar deze activa zich binnen het bedrijf bevinden. Heel vaak worden dergelijke media eenmalig gemaakt voor een specifiek doel, ergens lokaal opgeslagen en vervolgens vergeten. Met een DAM-oplossing worden alle digitale assets centraal beschikbaar gesteld, waardoor meervoudig gebruik van beeld-, video-, audio- en grafische bestanden mogelijk wordt. Vooral in internationale bedrijven die veel verschillende outputkanalen gebruiken, zoals websites, apps, marktplaatsen of sociale media, kan dit veel tijd en interne moeite besparen. Maar dankzij herbruikbaarheid kunnen ook kosten worden bespaard bij de sourcing en creatie van digitale assets, bijvoorbeeld voor multinationale campagnes.
Customer Experience Management: wanneer DAM en PIM hun krachten bundelen
Terwijl PIM-systemen alle relevante kanalen voorzien van actuele en volledige productinformatie, leveren DAM-systemen de digitale assets als complementaire oplossingen. Als geïntegreerd marketingplatform biedt mediacockpit dan ook zowel een PIM- als een DAM-deel aan. Op deze manier kunnen producten op alle gebruikersinterfaces op een veelzijdige en uitgebreide manier worden gepresenteerd. Terwijl consumentenproducten in fysieke winkels kunnen aanraken, van alle kanten kunnen bekijken en optimaal met elkaar kunnen vergelijken, vertrouwen ze online op al deze visuele informatie. Hoe meer er beschikbaar komt, hoe beter gebruikers de producten kunnen ervaren – ook digitaal. Sommige modewinkels erkennen het belang van visuele productpresentatie en publiceren naast talrijke foto’s ook kleine video’s van hun items die illustreren hoe de stoffen in beweging komen.
DAM oplossingen vergemakkelijken samenwerking
Duidelijk beheer van gebruikersrollen en -rechten maakt niet alleen een eenduidige samenwerking tussen de afdelingen binnen een bedrijf mogelijk. Het maakt ook de samenwerking met externe partijen zoals bureaus, fotografen of freelancers een stuk makkelijker. Bovendien creëert rechtenbeheer veiligheid en zorgt het voor naleving bij het omgaan met gevoelige digitale activa.
DAM voorkomt datachaos en doodlopende wegen
Vergeten presentaties, verborgen afbeeldingen of productafbeeldingen die twee of drie keer zijn opgeslagen: een centrale DAM maakt alle creatieve content in het bedrijf zichtbaar en gemakkelijk toegankelijk. Hierdoor wordt het zoeken naar bijvoorbeeld geschikt beeldmateriaal teruggebracht tot een paar klikken en is de warboel van verschillende bestandsversies en niet-transparante wijzigingen verleden tijd.
Welke gebruikers profiteren het meest van een DAM-software?
Kortom, iedereen die betrokken is bij het maken en gebruiken van digitale middelen in de organisatie profiteert van een oplossing voor digitaal activabeheer zoals mediacockpit. Dit omvat met name:
Productmanagers
Productmanagers zijn ervoor verantwoordelijk dat producten in kaart worden gebracht volgens de vereisten van de uitvoerkanalen. Denk hierbij aan productinformatie, die wordt beheerd in een PIM software ,maar ook aan mediagegevens zoals productafbeeldingen of datasheets. Een DAM-oplossing faciliteert het beheer van creatieve content enorm.
Marketing, social- mediamanagers, webmasters
Marketingmanagers hebben een grote verscheidenheid aan materiaal nodig voor hun communicatieactiviteiten. Dit omvat productgegevens, maar ook creatieve inhoud zoals afbeeldingen, video’s en pdf’s. Dit materiaal opvragen bij verschillende plekken en afdelingen is geen optie meer, zeker niet in de digitale wereld. Creatieve content moet direct beschikbaar zijn met intelligente zoek- en filteropties – en geschikt voor elke relevante interface.
Grafisch ontwerp
Aangezien grafisch ontwerp direct betrokken is bij het creëren van digitale middelen, profiteert dit groep van de uitstekende samenwerkingsmogelijkheden die een DAM-software biedt. Traceerbare wijzigingen, commentaarfuncties en transparante versies helpen bij het bijhouden van wat er op elk moment gebeurt en stellen grafische ontwerpteams in staat effectief samen te werken aan logo’s en andere creatieve inhoud.
Extern
Niet alleen medewerkers binnen de organisatie hebben baat bij een DAM-oplossing, ook derde partijen zoals bureaus, fotografen, freelancers of de pers kunnen direct samenwerken met medewerkers met toegang tot digitale assets en de functies van de DAM-software op basis van hun rol en rechten. Dit optimaliseert bedrijfsoverschrijdende workflows en processen en verhoogt de tevredenheid van alle betrokkenen.
