Digital Asset Management im Überblick:
Bedeutung, Vorteile & Beispiele

Inhalt

• 1. Was ist Digital Asset Management (DAM) ?
• 2. Welche Funktionen umfasst eine DAM Software?
  • 2.1 Die Bedeutung von KI in DAM
• 3. Warum ist ein DAM System für Unternehmen so wichtig?
• 4. Wo wird DAM eingesetzt?
  • 4.1 Der Vorteil von Digital Asset Management: Branchen im Fokus
• 5. Die Synergie mit PIM: Warum PIM + DAM gemeinsam gedacht werden müssen
  • 5.1 PIM & DAM: Unterschiede & Überschneidungen
  • 5.2 Nutzen eines DAM in der Integration mit PIM: Zielgruppen im Fokus
  • 5.3 Beispielhafte Use Cases
• Fazit

Digital Asset Management (DAM) ist eine spezialisierte Softwarelösung für Unternehmen, die gezielt dafür entwickelt wurde, große Mengen digitaler Inhalte wie Bilder, Videos, Grafiken, Dokumente oder 3D-Daten zentral zu speichern, verwalten, organisieren und zu verteilen.

Im Gegensatz zu einfachen Cloud-Speichern wie Google Drive oder Dropbox ist ein DAM-System ein professionelles Verwaltungssystem mit klar definierten Prozessen, Rechte- und Freigabekonzepten sowie Integrationen in andere Systeme.

Ein DAM-System fungiert als zentrale, unternehmensweite Medienbibliothek, in der alle kreativen, marken- und produktrelevanten Dateien versioniert, durchsuchbar und kontrolliert verteilt werden und somit jederzeit konsistent und effizient in Marketing, Vertrieb oder Produktkommunikation eingesetzt werden können.

Exkurs: Der Begriff “Asset” entstammt ursprünglich dem Finanz-Bereich. Im hier erläuterten Kontext wird Asset jedoch standardmäßig synonym für dem Begriff “Medien” eingesetzt. Daher der Terminus “Digital Asset Management (DAM)”. Im Deutschen wird oft auch die Bezeichnung “Medien Asset Management (MAM)” verwendet.

Ein DAM-System hat in der Regel folgenden Nutzen:

1. Zentralisierte Speicherung:
Alle Assets sind an einem Ort gespeichert und damit für berechtigte Nutzer rund um die Uhr zugänglich.

2. Umfassende Organisation & Suche:
Durch Metadaten-Tagging (nach Stichworten, Kategorien, Dateityp) wird jedes Asset indexiert. So ist eine effiziente und präzise Suche über Metadaten, Volltext und Ähnlichkeitssuche möglich.

3. Versionskontrolle:
Es wird immer die aktuellste, freigegebene Version des Assets verwendet. Ältere Versionen werden archiviert. So besteht eine Historie und damit die Möglichkeit zur Rückkehr zu vorherigen Versionen sowie die Änderungsnachverfolgung.

4. Rechte- und Nutzungsmanagement:
Es ist definierbar, wer wann und wofür welche Assets verwenden, also sehen, bearbeiten oder herunterladen darf. Dies kann z.B. abhängig von Lizenzlaufzeiten, geografische Beschränkungen, oder der Rolle im Unternehmen sein. Das führt zu einer Minimierung von Compliance-Risiken.

5. Workflows & Kollaboration:
DAM beschleunigt den Ablauf von der Asset-Erstellung über Review- und Genehmigungsprozesse bis zur Publikationsfreigabe und Verteilung.

6. Automatisierungen & Transformationen:
Assets können automatisiert in das benötigte Format, die richtige Größe und Auflösung für den jeweiligen Kanal (Website, Social Media, Print, …) konvertiert werden.

7. Integrationen / Schnittstellen:
Anbindungen an CMS, Webshops, PIM-Systeme, ERP u.a. schaffen die Möglichkeit der Distribution von Assets direkt aus dem DAM heraus.

DAM-Systeme sind also deutlich mehr als nur eine reine Sammlung von Bildern und Videos.

Moderne DAM-Systeme bieten auch zunehmend KI-gestützte Funktionen.

Die Erstellung von Bildern direkt innerhalb des DAM-Systems ist eine davon. Per Prompt entstehen so neue Produkt- oder Kampagnenbilder, ohne dass externe Tools genutzt werden müssen.

Zudem ist etwa die automatische Verschlagwortung, die Objekterkennung oder die Bildähnlichkeits-Suche sowie die automatische Generierung von Metadaten direkt im DAM-System möglich.

Während klassische DAM-Systeme primär als „Mediencontainer“ galten, wird heute zunehmend auch Wert auf Prozesssteuerung, Distribution und vollständige Publishing-Ketten gelegt.

Ohne ein leistungsfähiges DAM-System stehen Unternehmen vor großen Herausforderungen.

Dies kann oft in folgende Probleme münden:

Die wichtigsten Vorteile eines DAM im Unternehmenskontext sind also:

Ein gutes DAM-System hilft Schwachstellen zu überwinden und den Weg zu effizienteren und konsistenteren Marketing- und Produktprozessen zu öffnen.

Digital Asset Management ist branchenübergreifend relevant. Vor allem ist es für Unternehmen wichtig, in denen Medien und Assets von zentraler Bedeutung und in größerer Menge vorhanden sind.

Insbesondere folgende B2B- und Content-intensive Branchen profitieren enorm von einer DAM-Software:

Ein starkes DAM reicht oft nicht aus, wenn man Produktinformationen konsistent über alle relevanten Märkte und Kanäle kommunizieren will. Denn dazu gehört mehr als nur ein Bild oder Video.

Für ein optimales Product Content Management braucht es daher zusätzlich ein PIM-System. Ein PIM-System verwaltet strukturierte Produktinformationen wie technische Daten, Texte, Preise, Klassifikationen, Variantenattribute und vieles mehr.

• PIM (Product Information Management): Fokus auf textuelle und technische Produktinformationen (z. B. Beschreibungen, Maße, Gewicht, Material, Spezifikationen, SKU-Strukturen, Varianten) und deren Verteilung über Vertriebskanäle.
• DAM (Digital Asset Management): Fokus auf visuelle und multimediale Assets (Bilder, Videos, Dokumente etc.) und deren Distribution.

PIM und DAM ergänzen sich ideal: Wenn Produktdaten aus PIM und Medien aus DAM zusammengebracht werden entsteht ein konsistentes, kanalfähiges Produktpaket.

Viele Personen innerhalb eines Unternehmens profitieren von der Nutzung einer Synergie aus PIM und DAM System. Sie stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen rund um das Product Content Management und profitieren daher auf unterschiedliche Weise von der Nutzung einer solchen Softwarekombination.

Folgende Beispiele zeigen die Herausforderungen je Persona sowie deren Nutzen durch eine PIM & DAM Software auf:

Wie genau profitieren einzelne Mitarbeiter, ganze Unternehmen und Externe von einer Kombination aus PIM und DAM? Hier einige Beispiele:

1. Das Marketing-Team eines globaler Maschinenherstellers
Das Unternehmen verknüpft im System CAD-Modelle, Produktbilder und technische Daten miteinander. Marketingmitarbeiter weltweit rufen direkt über das DAM die Assets ab, statt sie über E-Mail anzufragen oder externe Speicher zu verteilen.

2. Der Produktmanager eines E-Commerce Unternehmens
Der Produktmanager nutzt das DAM, um Variantenbilder (Farb-, Größenvarianten) automatisch zu generieren und über PIM zusammen mit den Produkttexten in Katalo­ge und relevanten Kanälen direkt auszuspielen. Die Time-to-Market für die neuen Produkte des Unternehmens wird damit verkürzt.

3. Agentur-Kunden Beziehung
Die Agentur arbeitet direkt in einem freigegebenen Asset-Pool des Kunden-DAM und spielt bearbeitete Assets zurück, wodurch Versionskonflikte entfallen.

DAM ist also nicht allein ein Marketing-Tool, sondern ein zentraler Bestandteil der Content-Infrastruktur eines Unternehmens. In Kombination mit einem PIM-System entstehen unschlagbare Synergie-Effekte, von welchen alle Nutzer der Software profitieren.

Ein hochperformantes DAM-System ist heute Grundvoraussetzung für Unternehmen, die ihre Content und Produktkommunikation professionell steuern wollen. Aber erst in Kombination mit einer PIM-Software entfaltet sich die volle Wirkung: Einheitliche, kanalübergreifende Produkt- und Medienkommunikation mit automatisierten Workflows, geringerer Fehleranfälligkeit und messbarer Effizienzsteigerung.

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