PIM-Auswahl:
Mit 4 Tipps zum richtigen PIM-System

Je mehr Unternehmen die digitale Transformation antreten, desto deutlicher zeigt sich die Bedeutung einer klaren und abteilungsübergreifenden Datenstrategie. Ein Softwareauswahlprozess sollte daher immer mit der Analyse des aktuellen Umgangs mit den wichtigsten Daten im Unternehmen beginnen. Dabei bieten sich verschiedene Methoden an. Eine besonders vielversprechende ist das Maturity Model von Gartner, das den Ist-Zustand mit den strategischen Zielen eines Unternehmens abgleicht. Daraus lassen sich Konsequenzen für die Evaluation sowie für alle sich anschließenden Schritte ziehen.

Im Kontext PIM-System rückt dabei auch das Datenmodell in den Vordergrund, das festlegt, wie die Produktdaten im System gespeichert und mit Informationen und Assets verknüpft und abgebildet werden – und damit die Grundlage für alle Prozesse im Produktmanagement, Marketing oder Vertrieb bildet.

Ist der Ist-Zustand erst einmal erhoben, kann eine umfassende Roadmap für die PIM-Auswahl entwickelt werden, die die Verantwortlichkeiten, Ziele und Meilensteine klar definiert und damit für einen reibungslosen und effizienten Projektablauf sorgt. Zugleich sollte auf dieser Basis auch ein Anforderungskatalog erstellt werden, der idealerweise die Kriterien für die spätere Evaluation der infrage kommenden Softwarelösungen und Anbieter festlegt. Fragen wie Welche aktuellen Geschäftsanforderungen gibt es? und Wie sehen unsere zukünftigen Geschäftsanforderungen aus? bilden dabei den Ausgangspunkt.

Der zweite Schritt einer PIM-Evaluation beinhaltete eine intensive Recherchephase zur Identifizierung der relevanten Anbieter im Markt. Verzeichnisse führender Analystenhäusern können als erste Anlaufstelle dienen, während tiefergehende Informationen auf den Webseiten zu finden sind oder auch per Anfrage eingeholt werden können.

Die Auswahl erfolgt hier anhand von allgemeinen KPIs und mündet idealerweise in einer Shortlist mit drei bis fünf Kandidaten, die zu einem Vorstellungsworkshop eingeladen werden können. Ausschlaggebend sind beispielsweise die Branchenkenntnisse der Anbieter.

Im Großen und Ganzen gilt: PIM-Lösungen, die in der eigenen Branche nachweislich erfolgreich eingesetzt wurden, decken mit hoher Wahrscheinlichkeit auch die eigenen Anforderungen ab. Dieser Aspekt fällt besonders in Industrien wie der Automobilindustrie, dem Gesundheitswesen oder dem Lebensmitteleinzelhandel ins Gewicht, die spezifische Standards und Regeln aufweisen, die schon bei der Anlage und Modellierung der Daten im PIM-System berücksichtigt werden müssen.

Darüber hinaus kann die Anzahl an Implementierungen Aufschluss darüber geben, wie viel Markt- und Branchenerfahrung ein Anbieter mitbringt und damit auch, wie die Produktreife seiner Lösung aussieht. Viele Unternehmen achten außerdem auf den nachgewiesene Einsatz in der eigenen Geografie, da auch länderspezifische Anforderungen eine entscheidungsrelevante Rolle spielen.

Ist die Shortlist erstellt, geht es in einem dritten Schritt darum, die infrage kommenden Anbieter mit einem RFP (request for proposal) zu kontaktieren und zu einem Workshop einzuladen, wo sie jeweils ihre Lösungen präsentieren.

Um sicherzustellen, dass die Workshoptage keine Fragen bezüglich der Eignung einer Lösung offen lassen, sollten die Anbieter im Voraus mit einem Grobkonzept der Produktdatenstrategie, echten oder zumindest repräsentativen Datensätzen und detaillierten Beschreibungen von fünf bis acht geschäftlichen Anwendungsfällen versorgt werden, mit der Aufgabe, ein sogenanntes Proof of Concept (POC) zu konfigurieren. Diese Vorgehensweise hat den positiven Nebeneffekt, dass die Präsentationen derselben Agenda folgen, wodurch die Vergleichbarkeit der Kandidaten in dieser Evaluationsphase gewährleistet ist.

Für eine zielführende Evaluation der Kandidaten während der Workshoptage ist es schließlich empfehlenswert, Scorecards zu erstellen. Jedes Kriterium auf der Scorecard sollte einen Schlüsselbereich Ihres Unternehmens abdecken, als erforderlich oder flexibel gekennzeichnet sein und numerisch bewertet werden können, beispielsweise von 1 bis 5. Gelegentlich kann auch eine Gewichtung sinnvoll sein, wenn beispielsweise bestimmte Anforderungen für die Produktdatenstrategie oder die Unternehmensstrategie besonders ausschlaggebend sind.

Für den vierten und letzten Schritt der PIM-Evaluation bleiben idealerweise zwei Kandidaten übrig. Bevor jedoch eine endgültige Entscheidung getroffen werden kann, müssen auch die Preisvorstellungen passen. Bitten Sie die Anbieter daher, Offerten mit angepassten Kalkulationsbedingungen vorzulegen, die auch mögliche Kostenposten in der Zukunft abdecken – etwa, wenn aufgrund einer Akquisition mehr Nutzerlizenzen benötigt werden oder neue Schnittstellen für Systemerweiterungen entwickelt werden müssen.

Für eine bessere Verhandlungsbasis ist es zudem ratsam, die Anbieter zu bitten, Termine mit Referenzkunden zu arrangieren, vorzugsweise aus derselben Branche. Besonders interessant sind dabei die erzielten Geschäftsvorteile sowie die Erfahrungen mit der Integration und Implementierung: Konnte mit der Lösung mehr Effizienz im Product Information Management realisiert werden?; Konnte mit dem PIM die Datenqualität gesteigert und der Absatz erhöht werden?

Die Entscheidungsphase sollte für jeden Kandidaten schließlich auch eine Due-Diligence-Prüfung umfassen, um die Kosten und Risiken sorgfältig gegen die potenziellen Mehrwerte abzuwägen und damit die Option zu finden, die maximale Zukunftsfähigkeit und Investitionssicherheit verspricht.

Unternehmen, die ein (neues) System für die Verwaltung und Pflege ihrer Produktdaten einführen möchten, müssen sowohl bei der Vorbereitung eines solchen Projekts als auch bei der Durchführung einige Herausforderungen bewältigen. PIM-Projekte zeichnen sich durch eine sehr hohe Komplexität aufgrund zahlreicher Abhängigkeiten in der gesamten Organisation aus.

Der erste Schritt besteht daher immer darin, diese Komplexität, die in einer umfassenden Produktdatenstrategie beschrieben werden muss, für alle Projektbeteiligten transparent zu machen. Erst dann können alle relevanten, d.h. aktuellen wie künftigen Geschäftsanforderungen dokumentiert und in der Evaluation mit den infrage kommenden Lösungen abgeglichen werden. Mit Blick auf den finalen Entscheid ist es schließlich noch wichtig, dass Sie nicht nur die nackten Zahlen betrachten, sondern auch weiche Faktoren – wie Ihr Bauchgefühl gegenüber dem Anbieter als Digitalisierungspartner – bei der Auswahl des PIM-Systems berücksichtigen.