Excel am Limit: Warum eine PIM-Software der Weg
zu effizientem Produktdatenmanagement ist

Wer seine Produkte erfolgreich vermarkten will, steht heute vor der herausfordernden Aufgabe, viele verschiedene Marketing- und Vertriebskanäle kontinuierlich, konsistent und flexibel mit Content bedienen zu müssen.

Produktdaten müssen hierfür:

Dieser Prozess sollte nicht übermäßig Ressourcen in Anspruch nehmen. Gleichzeitig muss die Kundenansprache an allen Touchpoints die gewünschte Qualität erreichen. Hierbei kommt es auf eine sinnvolle Verwaltung der einzelnen Content Komponenten an, angefangen bei den Produktdaten und -informationen. Product Content Management muss im Unternehmen so organisiert sein, dass es für jeden Arbeitsschritt in der Prozesskette aufgeht und prozessübergreifende Mehrwerte verspricht.

Für viele ist Excel ein naheliegendes Tool für die Produktdatenverwaltung, da die Software in der Regel ohnehin vorhanden und der Umgang damit vertraut ist.

Excel unterstützt grundsätzlich:

In der Praxis werden die Grenzen von Excel jedoch rasch spürbar:

Schnell verbringen Mitarbeiter mehrere Stunden in der Woche damit, Excel-Dateien bereitzustellen. Aufgrund fehlender Kontrollmechanismen bleiben Fehler in den Tabellen dabei häufig unbemerkt. Dies führt dazu, dass mangelhafte, unvollständige oder inkonsistente Informationen in Umlauf geraten. Zudem finden sich die einzelnen Dateien in der Regel über verschiedene Abteilungen hinweg verteilt.
Cloudlösungen wie SharePoint und OneDrive machen heute zwar eine zentrale Ablage und gemeinsame Nutzung von Excel-Dateien möglich – jedoch entstehen so zwangsläufig verschiedene Versionen derselben Tabellen. Die wiederum landen in undurchsichtigen Ordnerstrukturen, sodass schnell die Kontrolle darüber verloren geht, wo genau die aktuellen Daten und Informationen zu einem Produkt zu finden sind.

Letztendlich lässt sich feststellen, dass Excel für die Datenverwaltung nicht das geeignete Tool ist. Stattdessen sollte im Rahmen der Produktvermarktung auf dezidierte Softwarelösungen für das Produktinformationsmanagement (PIM) gesetzt werden. Ein PIM-System bieten dabei den Vorteil, dass es schon längst über die reine Verwaltungsarbeit hinausgewachsen und als umfassendes Marketingtool konzipiert ist.

Beim Product Information Management (PIM) handelt es sich um eine Softwaredisziplin, die sich mit der Verwaltung, Pflege und Bereitstellung von Produktinformationen beschäftigt.

Der Begriff ist weit gefasst und beinhaltet sowohl die grundlegenden Produktstammdaten als auch die redaktionell aufbereiteten Produkt- und Marketingtexte wie auch Produktbilder.

Die entsprechenden Systeme sind so konzipiert, dass sie den Nutzern eine maximale Kontrolle über die einzelnen Produktinformationen geben und ihnen ermöglichen, diese auf den verschiedensten Kanälen zu teilen und verwalten.

Im Folgenden sind die grundlegenden Features und Funktionen eines PIM dargestellt.

PIM-Systemen folgen der grundlegenden Aufgabe, alle für die Produktkommunikation relevanten Daten, Informationen und Assets in einem zentralen Repository zusammenzuführen und die Ablage- und Pflegeprozesse zu standardisieren.

Dadurch entsteht eine „einzige Quelle der Wahrheit“, auf die abteilungsübergreifend und unabhängig von Standort und Gerät zugegriffen werden kann. Diese Quelle dient als Ausgangspunkt für alles: von der Produktentwicklung über den gesamten Lifecycle hinweg.

Über die Art und Weise, wie die Produktinformationen im PIM-System organisiert und auf der Benutzeroberfläche abgebildet werden, entscheidet das zugrundeliegende Datenmodell. Das kann je nach Anbieter und PIM-Lösung branchenspezifisch aufgebaut sein oder eigens modelliert werden.

PIM-Systeme sind darauf ausgelegt, Anreicherungsprozesse zu vereinfachen und wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren. Mit einem PIM können beispielsweise Produktattribute wie Preis und Material anhand von vordefinierten Formaten mit nur wenigen Klicks aktualisiert werden.

PIM-Systeme, die Technologien wie maschinelles Lernen oder Sprachmodelle nutzen, sind darüber hinaus fähig, Produkttexte zu generieren beziehungsweise zu übersetzen und zu lokalisieren. Unternehmen, die mehrere Zielländer bedienen und Product Content in verschiedenen Sprachen und kulturellen Kontexten bereitstellen müssen, können dadurch den Ressourceneinsatz deutlich reduzieren und gleichzeitig ihre Kundenansprache gezielter ausrichten.

PIM-Systeme sind in der Lage

• Daten und Assets von anderen produkt- und kommunikationsrelevanten Quellsystemen wie ERP, CRM und DAM über API-Schnittstellen zu empfangen.
• Sie bilden alle Informationen am Produkt ab, die es für die Vermarktung und den perfekten Werbeauftritt braucht.
• Sie bieten die Möglichkeit, kanalspezifische Repräsentanzen zu verwalten, sodass der finale Product Content automatisch ausgeleitet und in die angeschlossenen Kanäle syndiziert werden kann. Kanäle sind u.a. die eigene Webseite oder der Onlineshops, Handelsplattformen wie Amazon, die Social Media-Kanäle oder auch nicht-digitale Kanäle wie Printkataloge und Flyer.

Auf diese Weise lässt sich im Rahmen der Produktvermarktung auch das Omnichannel Marketing angehen und effizient und in Echtzeit bewerkstelligen.

Excel ist zweifellos ein großartiges Werkzeug mit vielen Möglichkeiten und hat seine Daseinsberechtigung. Für die Verwaltung, Pflege und Bereitstellung von Produktinformationen ist es jedoch aus verschiedenen Gründen ungeeignet.

Die Nachteile von Excel:

Die Vorteile eines PIM-Systems:

Ein Ja zu einem PIM-System bedeutet jedoch nicht, dass Sie Excel den Rücken zukehren sollten!

Excel wird beispielsweise im bilateralen Datenaustausch zwischen Lieferanten und Händlern das bevorzugte Werkzeug bleiben. Daher ist es wichtig, bei der Auswahl eines PIM-Systems darauf zu achten, dass dieses in Koexistenz mit Excel funktioniert und auch die mit Excel-Tabellen gewachsenen Prozesse auf ein neues Level anheben kann.

Wir bei Bertsch Innovation haben in die Product Content Management Lösung mediacockpit daher ein Modul integriert, mit dem Excel-Dateien für ganze Produktportfolios oder für individuelle Produktgruppen erstellt und heruntergeladen werden können. Zudem können Sie Excel-Dateien in das mediacockpit importieren, um beispielsweise neue Angaben von Lieferanten oder Händlern zu ergänzen.

Sie kommen mit Excel im Rahmen der Datenverwaltung und Produktvermarktung an Ihre Grenzen?