Warum Ihr Unternehmen (möglicherweise) ein PIM braucht
– und wie Sie Ihren Chef davon überzeugen

Es gibt zahlreiche Gründe, die für die Einführung eines PIM-Systems in Unternehmen sprechen. Genauso gibt es aber auch Aspekte, die dagegensprechen. Wir beleuchten beide Seiten genauer.

1. Zentralisierte Produktdatenverwaltung

Alle Produktinformationen sind im PIM-System und damit an einem Ort gebündelt und werden dort stets aktuell gehalten. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen greifen auf konsistente Daten zu, was Fehler reduziert und die Zusammenarbeit verbessert.

2. Verbesserte Datenqualität und -konsistenz

Konzentration auf PIM als einzige Datenquelle, der sogenannten Single Source of Truth. Die Qualität der Produktdaten wird durch standardisierte Prozesse erhöht. Veraltete oder fehlerhafte Daten lassen sich schneller identifizieren und korrigieren. Dies reduziert Fehler und Retouren.

3. Schnellere Time-to-Market

PIM-Systeme verkürzen die Markteinführungszeit, da Produktinformationen schneller erstellt und veröffentlicht werden. Dies ermöglicht eine schnellere Anpassung an Marktentwicklungen und steigert so die Wettbewerbsfähigkeit.

4. Höhere Kundenzufriedenheit

Konsistente, detaillierte und ansprechende Produktinformationen verbessern das Kundenerlebnis und damit die Kundenzufriedenheit. Somit erhöht sich die Kaufwahrscheinlichkeit, was sich wiederum in steigenden Conversion-Rates widerspiegelt.

5. Skalierbarkeit für Multichannel-Marketing

Mit einer PIM-Software lassen sich Produktinformationen effizient über beliebige Kanäle hinweg (Website, mobile Apps, Marktplätze, Social Media) verwalten und ausspielen. Dies spart Zeit und reduziert Inkonsistenzen zwischen den Kanälen.

6. Zeit- und Kosteneinsparungen

Durch automatisierte Prozesse und eine zentrale Datenverwaltung reduziert sich der Zeitaufwand für Mitarbeiter in der Datenpflege. Diese können sich damit anderen anstehenden Aufgaben widmen. Insgesamt führt das zu Kosteneinsparungen.

7. Erweiterbare Integrationsmöglichkeiten

Die meisten PIM-Systeme lassen sich nahtlos in ERP-, CRM- und E-Commerce-Plattformen integrieren, was eine zentrale Verwaltung und Synchronisierung von Daten im gesamten Ökosystem ermöglicht.

Diesen positiven Aspekten können folgende Gegenargumente gegenübergestellt werden.

1. Hohe Anschaffungskosten

Die Implementierungskosten einer PIM-Software können hoch sein, besonders wenn maßgeschneiderte Anpassungen erforderlich sind. Kleinere Unternehmen kann das finanziell schnell belasten.

2. Zeitaufwendige Implementierung

Die Einführung eines PIM-Systems dauert oft mehrere Monate, da Daten vorbereitet und Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden müssen. Und auch, weil das System in die bestehende Infrastruktur integriert werden muss.

3. Komplexität der Datenmigration

Die Migration von Produktdaten aus alten Systemen kann herausfordernd sein. Dies erfordert eine sorgfältige Planung, beansprucht Zeit und kann zusätzliche Kosten mit sich bringen.

4. Benutzerakzeptanz

Um die neue Software effizient zu nutzen, müssen Mitarbeiter bereit sein, sich auf Neues einzulassen. Wenn die Akzeptanz niedrig ist, kann das Potenzial der PIM-Software eingeschränkt sein. Die Mitarbeiter müssen also thematisch involviert werden, um die Gründe für die neue Software zu verstehen.

5. Laufende Wartungs- und Betriebskosten

Neben den Implementierungskosten fallen regelmäßige Kosten für Wartung, Support und eventuell anfallende Anpassungen an.

6. Technische Abhängigkeit vom Anbieter

Bei PIM-Systemen mit Customizing besteht eine Abhängigkeit vom Anbieter. Gibt es Updates vom Anbieter können unerwartete Anpassungen und Kosten anfallen.

7. Teure Anschaffung von Hardware

Bei selbst gehosteter Software wiederum kommt es zu hohen Anschaffungskosten für u.a. Server und Hardware sowie das benötigte IT Team für Instandhaltung.

8. Risiko der Datenüberladung

Da PIM-Systeme oft alle Produktdaten erfassen, besteht das Risiko, dass irrelevante oder überflüssige Daten hinzugefügt werden. Ohne ein klares Datenmanagement kann die Datenbank unübersichtlich werden.

All diese Argumente sind durchaus berechtigt. Jedoch lassen sich die meisten dieser Contra-Argumente recht einfach entkräften. Wie genau erläutern wir im folgenden Abschnitt.

1. Hohe Anschaffungskosten

Die hohen Anschaffungskosten amortisieren sich oft durch die langfristigen Einsparungen bei der Arbeitszeit und durch die gesteigerte Effizienz in der Datenpflege.

2. Zeitaufwendige Implementierung

Ein gut geplantes Implementierungsprojekt kann den Zeitaufwand erheblich reduzieren. Durch die Implementierung eines PIM-Systems wird außerdem eine nachhaltige Datenstruktur geschaffen, die zukünftige Änderungen und Erweiterungen erleichtert. Anbieter und Berater unterstützen oft aktiv bei der Implementierung und der Migration, um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten.

3. Komplexität der Datenmigration

PIM-Anbieter und deren Partner unterstützen Unternehmen bei der Planung und Umsetzung der Datenmigration. Außerdem ist die einmalige Migration als eine Investition in die zukünftige Datenstruktur zu sehen. Sie vereinfacht die langfristige Datenverwaltung erheblich.

4. Benutzerakzeptanz

Mit einem benutzerfreundlichen und gut gestalteten PIM-System sowie einer guten Erläuterung, warum die PIM-Software eingeführt wird, lässt sich die Akzeptanz bei den Mitarbeitern oft schnell steigern. Anbieter stellen umfangreiche Schulungsmaterialien und Support bereit. Das Wissen um eine einfachere Datenpflege mit geringerem Zeitaufwand und sinkender Fehleranfälligkeit motiviert die Mitarbeiter zusätzlich.

5. Laufende Wartungs- und Betriebskosten

Laufende Wartung und Support sichern die fortlaufende Aktualisierung und Anpassung der Software an aktuelle Marktanforderungen und Sicherheitsstandards. Gleichzeitig sind die meisten Systeme so optimiert, dass der tägliche Aufwand für interne IT-Ressourcen minimiert wird.

6. Technische Abhängigkeit vom Anbieter

Bei der Auswahl eines etablierten Anbieters wird jegliches Risiko minimiert. Cloud-managed Lösungen bringen Vorteile wie die Möglichkeit hoher Zugriffszahlen, ohne dass das System zusammenbricht oder die Versicherung, dass der Anbieter einen einwandfreien Betrieb garantiert. Darüber hinaus profitiert das Unternehmen von ständigen Weiterentwicklungen.

7. Teure Anschaffung von Hardware

Die Software wiederum auf den eigenen Servern laufen zu lassen bedeutet alles selbst zu verwalten und damit fest im Griff zu haben, was etwaige Anschaffungskosten relativiert.

8. Risiko der Datenüberladung

Ein PIM-System kann Regeln und Workflows zur Datenstrukturierung und Datenqualität setzen, die unnötige oder redundante Informationen reduzieren. Integrierte Datenqualitätstools unterstützen eine konsistente und saubere Datenbank. Zudem lassen sich viele PIM-Systeme flexibel an spezifische Anforderungen anpassen, sodass wirklich nur relevante Datenfelder gepflegt werden.

Manchmal helfen generisch gehaltene Argumente bei spezifischen Sorgen aber nicht weiter. Die Befürchtungen eines IT-Leiters können andere sein, als die der Leitung des Produktmanagements und diese wiederum andere als die des CEO.
Auch hier gilt es vorbereitet zu sein, um die Vorteile einer PIM-Software darlegen zu können. Die genannten Argumente gelten auch hier – sie müssen nur entsprechend den Sorgen des Entscheidungsträgers argumentativ angepasst werden.

Dem Produktmanagement geht es darum, seine Produkte zielgruppenspezifisch und kanalübergreifend konsistent verwalten und bewerben zu können. Bei aller Genauigkeit kommt es gleichzeitig auf Geschwindigkeit an – die Time-to-Market spielt eine entscheidende Rolle.

Mit einem PIM werden alle Produktinformationen an einem Ort vorgehalten und könne von hier aus zielgerichtet ausgespielt werden. Die Schnittstelle zum Online-Shop wird einmalig eingerichtet und steht dann dauerhaft zur Verfügung. So ist die Datenübermittlung auch bei jeder Änderung oder neuen Kollektion gesichert. Insgesamt ist das ein schneller und effizienter Prozess, der zu Produktivitätssteigerung führt, manuelle Arbeit maßgeblich reduziert und den Mitarbeitern ermöglicht sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren.

In den Kauf einer PIM-Software sind in der Regel auch IT-Entscheider im Unternehmen involviert. Diesen ist wichtig, dass die neu zu kaufende Software sich problemlos in den vorhandenen Tech-Stack integrieren lässt. Die meisten PIM-Anbieter unterstützen bei der Anbindung vorhandener Systeme an ihr PIM-System. Eventuell kann auch die Erklärung, dass Dank des neuen PIM-Systems etwaige unterschiedliche Systeme konsolidiert werden können, bei der Entscheidung helfen.

Alle Argumente wie eine gesteigerte Produktivität und verminderte Fehleranfälligkeit, die mit einem PIM-System einhergehen, wird ein Geschäftsführer gerne hören. Noch gewichtiger sind aber finanzielle Fakten. Welche monetären Einsparungen lassen sich mittels einer PIM-Software realisieren? Hierbei hilft es den ROI zu berechnen, den der Einsatz einer PIM-Software abwirft.

Neben den genannten Argumenten, die alle richtig und wichtig sind, sollte der ROI bei der Entscheidungsfindung helfen. Denn es kann nur hilfreich sein zusätzlich Zahlen zu liefern, um zu bekräftigen, dass der Einkauf eines PIM-Systems auch rechnerische Vorteile mit sich bringt.

Um den ROI (Return on Investment) einer PIM-Software zu berechnen, sollten sowohl die Kosten als auch die quantifizierbaren Vorteile betrachtet werden, die sich durch die Einführung der Software ergeben.

Es müssen die Gesamtkosten einer PIM-Software den wirtschaftlichen Vorteilen einer solchen gegenübergestellt werden.

Zu den Gesamtkosten einer PIM-Software gehören folgende Komponenten:

Zu den Vorteilen auf wirtschaftlicher Seite gehören folgende Komponenten:

Diese Vorteile können finanziell über gesparte Arbeitsstunden oder Umsatzsteigerungen gemessen werden. Dennoch ist zu beachten, dass es zu Schwierigkeiten bei der ROI-Berechnung im Vorfeld der PIM-Einführung kommen kann. Grund ist, dass diese sehr komplex sein kann und manche Vorteile schwer in monetären Zahlen auszudrücken sind wie zum Beispiel eine gesteigerte Markenbekanntheit. Auch zeigen sich die kalkulatorischen Vorteile des Einsatzes einer PIM-Software oft erst nach einigen Jahren, wenn das System etabliert ist und die Vorteile bereits alle greifen.

Dennoch kann man unter gewissen Annahmen eine ROI-Berechnung durchführen.

Die Formel für die ROI-Berechnung lautet:

Hierbei ist der Gewinn durch eine PIM-Software der Betrag, der sich aus den in b. genannten Komponenten ergibt. Die Gesamtkosten wiederum ergeben sich aus den in a. genannten Aspekten. Wichtig ist, dass bei beiden Teilen der identische Zeitraum zugrunde gelegt wird.

Egal wie das Ergebnis ausfällt – es darf auf keinen Fall außer Acht gelassen werden, dass neben den reinen Zahlen auch unbedingt Aspekte berücksichtigt werden müssen, die quantitativ nicht zu erfassen sind. Dazu gehören die Zukunftsorientierung, die Customer Experience und die Risiko Minimierung, die mit einer PIM-Software einhergehen.

Zukunftsorientierung:
Neben den kurzfristig anfallenden finanziellen Aspekten müssen auch die langfristigen Vorteile berücksichtigt werden. Die oben erläuterten positiven Auswirkungen durch den Einsatz einer PIM-Software kommen besonders in mittel- und langfristigem Zeitraum zum Tragen. Durch ein PIM-System als zentraler Datenquelle steht ein Unternehmen auf soliden Beinen und sichert sich durch die Möglichkeit konsistente und zuverlässige Produktinformationen liefern zu können eine stabile Marktposition.

Customer Experience:
Ein PIM-System bedeutet Stabilität und Sicherheit im Produktdatenmanagement. Diese Sicherheit spüren die Kunden z.B. über konsistente Produktinformationen, die sie mit geringeren Retouren und Kundentreue belohnen. Unternehmen wiederum versehen so, dass verbesserte Kundenerlebnisse sich durch erhöhte Kundenbindung in Umsatzsteigerungen und Markentreue niederschlagen.

Risikominimierung:
Statt Daten in unterschiedlichen Systemen und verschiedenen Versionen vorliegen zu haben, garantiert ein PIM-System als Single Source of Truth eine stabile Datenkonsistenz. Datenbezogene Risiken werden durch die Sicherstellung korrekter Daten über alle angesteuerten Kanäle hinweg weitestgehend minimiert. Dies führt wiederum zu einer verbesserten Customer Experience und den damit einhergehenden Vorteilen.

Zusammenfassend ist zu sagen, dass bei der Berechnung des ROI eines PIM-Systems nicht nur rein quantitative Fakten zu berücksichtigen sind, sondern auch weichere Faktoren, deren genaues finanzielles Ausmaß nicht klar zu erfassen ist.

Sie arbeiten täglich mit Daten und kennen die Fallstricke was Fehleranfälligkeit, Zeitaufwand und Kundenunzufriedenheit angeht. Sie wissen, dass eine PIM-Software das Leben erheblich erleichtern kann.
Mit den aufgeführten Argumenten sollten Sie nun ein Werkzeug in der Hand haben, um alle Entscheidungsträger im Unternehmen von Ihrer Idee für ein PIM-System begeistern zu können.

Gerne unterstützen wir Sie! Kontaktieren Sie uns einfach!