Was ist Produkt-Informations-Management (PIM)?

PIM-Systeme schaffen Ordnung in Ihren Produktdaten – wie genau, unter welchen Voraussetzungen und wer davon profitiert, erklären wir hier.

Was bedeutet PIM grundsätzlich?

Product Information Management beschreibt das Verwalten und Pflegen von Produktdaten in einer zentralen Instanz. Anstatt Informationen wie die Produktbeschreibung und weitere Spezifikationen in meist mehreren im Unternehmen verteilten Excel-Listen zu verwalten, werden sie in einer PIM-Lösung zentral gepflegt und aktuell gehalten. Damit sind veraltete Informationen und Duplikate Geschichte und jeder, der mit Produktdaten arbeitet, kann sich auf ihre Vollständigkeit, Aktualität und Korrektheit verlassen.

Diese Vorteile machen PIM-Systeme insbesondere für das Marketing und den Vertrieb wertvoll. Gerade in diesen Bereichen sind die Mitarbeiter sehr stark darauf angewiesen, einen uneingeschränkten Zugriff auf vollständige Produktinformationen zu haben. Nur so haben sie die Kontrolle über die Produktkommunikation und können die relevanten Zielgruppen präzise und konsistent über alle Kanäle ansprechen. Das gilt für Produktpräsentationen und Vertriebsunterlagen ebenso wie für Websitetexte, Social Media-Posts und Beschreibungen in der App – für jede Art von Content sind Produktdaten das Grundgerüst.

Damit die Produktdaten auf allen relevanten Kanälen genutzt werden können, speichert ein PIM-System die Informationen medienneutral und strukturiert. Bei der Ausleitung wird die Struktur genutzt, um die richtigen Informationen an den richtigen Stellen anzuzeigen. Das gilt für Webseiten und Apps ebenso wie für Print- und Onlinekataloge. Natürlich spielen auch Produktbilder eine wichtige Rolle – nicht nur für Fashion-Unternehmen. Die komplementäre Lösung für die Verwaltung von digitalen Assets wie Bilder, Videos, Audio-Dateien oder Dokumente heißt Digital Asset Management (DAM) und bildet zusammen mit dem PIM das sogenannte Product Experience Management (PXM).

Eine intelligente Datenhaltung bildet also das Fundament für glaubwürdige und überzeugende Produktgeschichten, die sich die individuelle Unternehmenskommunikation zunutze machen. Damit schaffen Marketingverantwortliche die notwendige Differenzierung und Vertriebsmitarbeiter das Vertrauen für langfristige Kundenbeziehungen.

Was kann eine PIM-Software?

So individuell die Anforderungen und die Prozesse von Unternehmen, so vielfältig sind auch die Funktionalitäten einer PIM-Software. Die zentrale Bedeutung von Produktdaten und die Vielzahl an Rollen im Unternehmen, die mit diesen Daten arbeiten, machen die Definition der Anforderungen häufig sehr komplex.

Deshalb sind PIM-Systeme in der Regel sehr flexibel in ihrer Konfiguration und unterstützten Unternehmen bestens darin, Kontrolle über ihre Produktdaten zu erlangen.

  • Browserbasierte Anwendung
    Heute werden PIM-Systeme fast ausschließlich webbasiert angeboten. Unternehmen haben dadurch viele Vorteile – so entfällt beispielsweise die Wartung und die Planung und Durchführung von Updates für die Software.
  • Komplexität? Kein Problem!
    PIM-Systeme werden mit jedem Level an Komplexität fertig. Egal, ob einfache oder variantenreiche Produkte – PIM sorgt für Klarheit, Struktur und Transparenz.
  • Internationale Standards
    Viele Branchen wie zum Beispiel die Automobilindustrie nutzen international anerkannte Datenformate, um die gemeinsame Wertschöpfungskette und den Handel zu unterstützen. PIM-Systeme kennen in der Regel all diese Standards und bringen entsprechende Funktionen mit, die die Produktdaten global übersetzen können.
  • Bereit für den globalen Markt
    Nicht nur Datenformate sind ein wichtiges Thema für den internationalen Commerce. Shops, Apps und Kataloge müssen in der jeweiligen Landessprache aufgestellt sein, um eine Kundenbindung herzustellen. PIM-Systeme unterstützen daher selbstverständlich auch die Mehrsprachigkeit von Produktdaten sowie Prozesse rund um das Übersetzungsmanagement.
  • Bilder sagen oft mehr als tausend Worte
    Ein Text kann noch so präzise die Farbe eines Sweatshirts beschreiben – Produktbilder sind und bleiben elementare Informationsträger und müssen daher zwangsläufig von einem PIM-System berücksichtigt werden. Das kann durch eine integrierte Bilddatenbank sein oder durch eine enge Verzahnung mit komplementären Digital Asset Management Systemen.
  • Klar definierte Nutzerrollen
    Da die unterschiedlichsten Mitarbeiter mit einem PIM-System arbeiten, bieten diese Lösungen eine zentrale Verwaltung der Zugriffsberechtigungen und Nutzerrollen. Mitarbeiter in der Produktentwicklung, im Vertrieb, Marketing und Kundenservice bekommen so Zugriff auf Informationen, Prozesse und Workflows, die auf ihre Rolle zugeschnitten sind.
  • Mehr als nur ein Datentopf
    Der Zweck von PIM-Systemen ist es nicht nur, Produktdaten effizient zu verwalten. Die Lösungen sind außerdem darauf ausgelegt, unterschiedliche marketing- und vertriebsrelevante Prozesse im Unternehmen zu unterstützen. Produktinformationssysteme sind längst keine reinen IT-Werkzeuge mehr, sondern bieten Zugang zu sehr vielen unterschiedlichen Rollen. Daher weisen die meisten Systeme heute eine sehr gute Usability auf, die die Steuerung der verschiedenen Prozesse optimal unterstützt und sämtliche Workflows rund um Produktdaten sauber definiert.
  • Nahtlose Integration
    Als primärer Ort für die Verwaltung von Produktdaten müssen PIM-Systeme problemlos mit vor- und nachgelagerten Lösungen kommunizieren können. Egal, ob das eigene ERP-System oder das Produktinformationssystem der Lieferanten: die Anbindung an die jeweiligen Datenquellen muss einen reibungslosen Datenbezug gewährleisten, um die Aufwände auf allen Seiten zu minimieren. Auch bei der Ausleitung der Daten in die unterschiedlichen Ausgabekanäle wie Webseiten, Marktplätze, Apps oder Printprodukte sorgt ein hoher Automatisierungsgrad für eine effektive Transformation und Integration der Daten.
  • Mit wenigen Klicks zum Produktkatalog
    Kataloge spielen nach wie vor eine zentrale Rolle für viele Produktkategorien. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie schlussendlich in Papierform gedruckt oder elektronisch versendet werden – PIM-Systeme bieten eine ideale Basis für ihre Erstellung. Einmal definierte Regeln ermöglichen die Zusammenstellung der Kataloge in nur wenigen Klicks und dank der Kompatibilität mit standardisierten Austauschformate wie BMEcat lassen sich die Produkte automatisch in relevante Standards wie ECLASS oder ETIM klassifizieren, was auch den Austausch zwischen Lieferanten und Händlern erheblich erleichtert.

Welche Informationen verwaltet eine PIM-Software?

Das Ziel von Produktinformationssystemen ist eine verlässliche 360-Sicht auf Produktdaten. Dazu gehören Informationen wie:

  • Artikel
  • Produkte
  • Produktkategorien
  • Kurz- und Langbeschreibungen von Produkten
  • Katalogtexte
  • Verkaufstexte
  • Technische Attribute
  • Identifikationsmerkmale wie EAN, GTIN oder Produkt-IDs
  • Vererbungs- und Hierarchieinformationen sowie Ontologien für den semantischen Wissenstransfer
  • Varianten und Versionen wie Währungen oder regulatorische Aspekte
  • Klassifikationen
  • Frei definierbare Textfelder

Welche Informationen und Daten werden nicht in einem PIM-System verwaltet?

Es gibt auch eine Reihe von Informationen, die klassischerweise von anderen Systemen verwaltet, gepflegt und bereitgestellt werden und die über entsprechende Integrationen mit den entsprechenden Produktinformationen verknüpft werden:

  • Medien wie Bilder, Videos oder Tonspuren, die in einer DAM-Software verwaltet werden
  • Auftragsdaten sowie Informationen über den Lagerbestand, die in ERP-Systemen (Enterprise Ressource Planning) verwaltet werden
  • Kundendaten, die in CRM-Systemen (Customer Relationship Management) verwaltet werden
  • Personalakten

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