Produkt-Informations-Management

Vorteile von PIM-Systemen

Welche Vorteile bietet ein PIM-System?

Jedes Unternehmen, in dem mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen und von verschiedenen Standorten aus auf Produktdaten zugreifen müssen, profitiert erheblich von einem PIM-System. Es ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für übergreifende Prozesse und damit nicht nur ein wichtiges Instrument für das Projektmanagement, sondern auch für sämtliche zentralen Workflows. Nicht nur interne Beteiligte können so stets auf relevante Produktinformationen zugreifen, sondern auch externe Dienstleister wie Agenturen, Händler oder Reseller.

Ein Produktinformationssystem kann:

  • Daten modellieren
    Sind die einzelnen Prozesse klar beschrieben, die auf Produktdaten angewiesen sind, können die Anforderungen an die Datenqualität formuliert werden. Das heißt, jede Abteilung, die mit diesen Daten arbeitet, bringt ihren Bedarf an Vollständigkeit mit in die Konzeption des Datenmodells ein. Die gebündelten Anforderungen können dann in eine saubere Struktur übersetzt werden.
  • Daten integrieren
    Einmal aufgesetzt, bildet diese Struktur das Grundgerüst für die Produktdaten, die im nächsten Schritt entsprechend in das PIM-System integriert werden. Je nach Beschaffenheit der Informationen in den Datenquellen müssen sie zunächst aufbereitet und bereinigt werden.
  • Daten verwalten
    Die zentrale Speicherung von Produktdaten ist eine der Hauptaufgaben von Produktinformationssysteme. Entsprechend den Anforderungen an den unterschiedlichen Stellen werden die Daten zudem mit notwendigen weiteren Informationen angereichert.
  • Daten verteilen
    Für die Nutzung der Produktdaten bieten PIM-Lösungen die Möglichkeit, unterschiedlichste Ausleitungsprozesse und -kanäle zu definieren und die Daten entsprechend zu publizieren. Ein hoher Automatisierungsgrad trägt dabei wesentlich zur Effizienz der jeweiligen Abteilungen bei.
  • Datenqualität sichern
    Damit alle Workflows reibungslos laufen und jeder interne wie auch externe Datenabnehmer genau die Informationen bekommt, die er braucht, muss die Datenqualität überwacht und sichergestellt werden. PIM-Lösungen erreichen dies durch eine kontinuierliche Überwachung des Datenstandes und Abgleich mit den definierten Qualitätsanforderungen. Flexibel gestaltbare Reportings machen auf einen Blick deutlich, wo Nachbesserungsbedarf besteht – verknüpft mit intelligenten Workflows können entsprechend Aufgaben an Verantwortliche verteilt werden.

Bei welchen alltäglichen Herausforderungen unterstützen PIM-Systeme?

Aufgrund der essenziellen Bedeutung von Produktdaten für die Effektivität von Unternehmensprozessen unterstützen Produktinformationssysteme bei zahlreichen und sehr unterschiedlichen Herausforderungen.

  • Einsparung von Zeit und Kosten
    Eine PIM-Lösung verwaltet und pflegt Produktdaten zuverlässig – ohne diese systemische Unterstützung würde die Aufgabe an Mitarbeiter fallen, die dafür unverhältnismäßig viel Zeit bräuchten und damit hohe Kosten verursachen würden. Außerdem ist eine manuelle Erledigung stets mit einer sehr viel höheren Fehlerwahrscheinlichkeit verbunden. Aber nicht nur bei der Datenpflege wird viel Zeit und Geld gespart: Vor allem dort, wo es besonders auf Schnelligkeit ankommt, kann auf PIM-Systeme gezählt werden. Die schnelle und einfache Publikation von Produktdaten sorgt für eine stark verkürzte Time-to-Market und stärkt damit auch die Wettbewerbsposition des Unternehmens.Dank der Zentralität sind die Daten außerdem immer aktuell. Anreicherungen, Übersetzungen und Aktualisierungen sind sofort in allen Kanälen live, was die Transparenz und die Flexibilität erheblich steigert.
  • Verhinderung von Chaos und Intransparenz
    In vielen, insbesondere international agierenden, Unternehmen haben sich über die Jahre sehr unterschiedliche Prozesse und ein individueller Umgang mit Daten etabliert. Die Folge davon: niemand hat den Überblick, es werden unzählige Excel-Listen geführt und in unterschiedlichen Ablageorten und in zahllosen Versionen gespeichert. Produktinformationssysteme bieten einen stets aktuellen und zuverlässig transparenten Blick auf die Daten. Sie konsolidieren sämtliche Informationen und bringen Klarheit in die verschiedenen Versionen und Varianten. So können beispielsweise Währungen und standortabhängige Informationen wie gesetzliche Vorschriften eindeutig und korrekt verwaltet werden.Die Datenqualität ist dabei stets gesichert und Dubletten oder unvollständige Informationen sofort aufgespürt und in entsprechende Bereinigungsschritte übersetzt.
  • Verlässliche Informationen auf allen Kanälen
    Verbraucher informieren sich heute oft über unterschiedliche Kanäle, bevor sie sich für einen Kauf entscheiden. Gleichzeitig haben sie einen deutlich höheren Anspruch an den Detaillierungsgrad und die Vollständigkeit der Informationen. Das bedeutet, es müssen nicht nur sehr umfangreiche Informationen bereitgestellt werden, sondern das auch noch konsistent über alle Kanäle hinweg – am besten noch verpackt in zielgruppen- und kanalspezifische Sprache und Gestaltung. Ohne PIM ist diese Aufgabe nicht zu stemmen, denn nur eine PIM-Lösung vermag es, alle Informationen qualitätsgesichert und absolut verlässlich bereitzustellen. Definierte Regeln ermöglichen die Bespielung aller Ausgabekanäle mit den entsprechenden Informationen für eine einheitliche Produktkommunikation und effektivere Marketingprozesse.

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