Alles, was Sie über DAM wissen müssen
Was ist Digital Asset Management (DAM)?
Bilder, Videos, Audio- und Grafikdateien – ein DAM-System verwaltet sämtliche Mediendateien eines Unternehmens zentral an einem Ort
Welche Bedeutung hat DAM für ein Unternehmen?
Die meisten Unternehmen besitzen eine Vielzahl digitaler Assets wie Bilder, Videos, Audio-Dateien, Präsentationen, Logos, Grafiken oder PDFs. In vielen Fällen sind diese Mediendateien an unterschiedlichen Orten im Unternehmen abgelegt, häufig existieren verschiedene Versionen oder Duplikate und auch der Zugriff auf diese Assets ist für viele Mitarbeiter oftmals eingeschränkt. Digital Asset Management hingegen bietet einen zentralen Speicherort für all diese Mediadaten und verwaltet sauber und zuverlässig unterschiedliche Versionen sowie Zugriffsrechte und Benutzerrollen. Aufgrund der wachsenden Bedeutung multimedialer Assets verfügt mediacockpit über eine eigene integrierte DAM-Komponente, die das PIM um die entsprechenden komplementäre Funktionen ergänzt.
Unternehmen, deren Produktkommunikation auf die Unterstützung durch Bild- und Videomaterial angewiesen ist, kommen heute gar nicht mehr ohne eine leistungsstarke DAM Software aus. Bei großen Fashion-Händlern wird beispielsweise jedes Kleidungsstück mit gleich mehreren Bildern für jede einzelne Farbe und aus unterschiedlichen Perspektiven und Distanzen beworben und oftmals gibt es sogar Videos zu bestimmten Produkten. Bringen diese Händler neue Kollektionen in ihr Angebot, müssen all diese Daten schnell verfügbar sein. Das gleiche gilt etwa für hochpreisige Elektronik, wo häufig kleine Werbefilme oder auch Datenblätter die Produktbeschreibung komplettieren.
Dank des Rechtemanagements bieten DAM-Systeme zudem eine hervorragende Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen, aber auch mit externen Nutzern wie Agenturen oder Freelancern. Jeder, der an der Content-Erstellung beteiligt ist, kann sich darauf verlassen, dass die bereitgestellten Mediadaten korrekt und aktuell sind. Zusätzlich sorgen intelligente Workflows und klar definierte Verantwortlichkeiten für transparente und zuverlässige Prozesse von der Bildbearbeitung bis hin zur Ausleitung in die verschiedenen Distributionskanäle.
Was kann eine DAM Software?
Digital Asset Management-Lösungen verwalten Medien wie Bilder, Videos, Audio- oder Grafikdateien in unterschiedlichen Dateiformaten und Versionen. Dadurch können beispielsweise Änderungen nachvollziehbar gemacht werden. Produktbilder können in unterschiedlichen Ausschnitten, Maßen und Formaten abgespeichert und passend für jeden Distributionskanal ausgeleitet werden. Da häufig viele unterschiedliche interne wie auch externe Nutzer mit digitalen Assets arbeiten, verfügen DAM-Lösungen zudem über ein ausgeklügeltes Rechtemanagement, das effiziente Workflows bei höchster Sicherheit und Transparenz ermöglicht.
Zahlreiche Schnittstellen integrieren das zentrale DAM intelligent mit der bestehenden IT-Landschaft. So verfügt mediacockpit beispielsweise über Schnittstellen zu Content Management Systemen (CMS), Onlineshops, Adobe InDesign und Adobe Photoshop oder auch Microsoft Office PowerPoint. Auf diese Weise wird das DAM-System zum Dreh- und Angelpunkt sämtlicher digitalen Assets im Unternehmen – egal, wo diese entstehen, bearbeitet oder letztendlich ausgespielt werden.
Welche Daten werden in einer DAM Software verwaltet?
In einem DAM-System werden unstrukturierte Daten verwaltet, gepflegt und bereitgestellt. Unter unstrukturierten Daten versteht man Informationselemente, die nicht in einer formalisierten Struktur vorliegen. Im Gegensatz zu strukturierten Daten, die ein definiertes Datenmodell bestimmen, sind unstrukturierte Daten an sich erst einmal nicht interpretierbar – sie sind wie ein Gefäß, in das nicht ohne Weiteres hineingeschaut werden kann. Dazu gehören:
Bilder
Videos
Audio-Dateien
Präsentation wie PPT-Dateien
PDFs
Logos
Banner
Textdateien
Welche Daten werden nicht in einer DAM-Lösung verwaltet?
Strukturierte Daten wie Produktinformationen, Kundendaten oder Stammdaten werden nicht in einer DAM-Lösung verwaltet. Für diese Art von Informationen braucht es spezielle Datenmodelle, die von Produktinformationssystemen (PIM), Customer Relationship Management-Systemen (CRM) und Enterprise Resource Planning-Systemen (ERP) abgebildet werden.
Unter welchen Begriffen ist Digital Asset Management noch bekannt?
Gerade aufgrund der Vielzahl an unterschiedlichen Assets gibt es einige Begriffe, die synonym zu DAM verwendet werden. Dazu gehören Video Asset Management, wenn lediglich Video-Daten verwaltet werden können, Brand Asset Management, Medien Management, (Rich) Media Asset Management, Digital Content Management oder auch Digital Media Management.
Wann ist eine DAM-Lösung sinnvoll?
Eine DAM Software macht Sinn, wenn ein Unternehmen eine Vielzahl an Medien wie Bilder, Videos, Audio-Dateien, Präsentationen, Grafiken oder PDFs erstellt, besitzt und diese so effizient wie möglich verwalten möchte – insbesondere vor dem Hintergrund einer standortübergreifenden Zusammenarbeit, Internationalisierung und der Kollaboration mit Externen wie Agenturen, der Presse oder Fotografen.
Welche technischen Voraussetzungen müssen für eine DAM-Einführung erfüllt sein?
Mittlerweile gibt es verschiedene Möglichkeiten, Software in Unternehmen einzuführen. Ob ein Software-as-a-Service-Modell (SaaS), eine hybride Lösung oder eine on-premises-Installation sinnvoll ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. So spielt die Gesamtarchitektur mit den Umsystemen eine große Rolle, aber auch die langfristige Strategie des Unternehmens beeinflusst die Wahl der passenden Option. Daher bietet mediacockpit für jeden Bedarf das passende Modell an.
Die meisten Unternehmen greifen heute jedoch zu browserbasierten SaaS-Lösungen, bei denen aufwändige Wartungsarbeiten und Updates vom Anbieter selbst durchgeführt werden und Unternehmen in der Nutzung und Auslastung der Software sehr flexibel sind. Da sich die Rahmenbedingungen der Datennutzung in der modernen Unternehmenswelt sehr dynamisch verändern können, hat sich die flexible Nutzung von SaaS-Lösungen etabliert. Dennoch gibt es Unternehmen, die es bevorzugen, ihre Daten auf eigenen Servern und Datenbanken zu speichern, weswegen diese Alternativen häufig parallel angeboten werden.
Welche weiteren Aspekte spielen eine Rolle für die Einführung eines DAM-Systems?
Die technischen Voraussetzungen für eine DAM-Einführung sorgen heute kaum mehr für viel Kopfzerbrechen. Wichtiger ist, dass Unternehmen sich vor der Einführung genau überlegen, welche digitalen Assets sie überhaupt haben beziehungsweise in Zukunft haben werden, wie die Beschaffungs- und Bereitstellungsprozesse aussehen und welche Nutzer während der digitalen Wertschöpfung involviert sind. Erst wenn diese Grundstruktur sauber skizziert ist, kann eine DAM-Einführung sinnvoll durchgeführt werden, ohne im Nachgang einen hohen Anpassungsaufwand zu haben.
Welchen Nutzen hat Digital Asset Management?
Dank der zentralen Datenhaltung, den klar definierten Prozessen und intelligenten Workflows bieten DAM-Lösungen viele Vorteile – und das nicht nur für internationale Unternehmen, die große Mengen an Bildmaterial besitzen und damit eine Vielzahl an Distributionskanälen befüllen müssen.
Eine DAM Software spart Zeit und Kosten
Ohne eine zentrale Datenhaltung müssen Produkt- und Unternehmensbilder, Dokumente und Präsentationen mühsam von Hand beschafft werden – vorausgesetzt, es ist bekannt, dass und wo diese Assets im Unternehmen liegen. Sehr häufig ist es so, dass diese Medien einmalig für einen bestimmten Zweck erstellt, irgendwo lokal abgelegt und dann vergessen werden. Mit einer DAM-Lösung werden sämtliche digitalen Assets zentral verfügbar gemacht und ermöglichen so eine Mehrfachnutzung von Bild-, Video-, Audio- und Grafikdateien. Dadurch kann insbesondere in international agierenden Unternehmen, die viele unterschiedliches Ausgabekanäle wie Webseiten, Apps, Marktplätze oder Social Media bespielen, sehr viel Zeit und damit auch interne Aufwände eingespart werden. Aber auch bei der Beschaffung und Erstellung von digitalen Assets können dank einer Mehrfachnutzung, etwa für länderübergreifende Kampagnen, Kosten eingespart werden.
Customer Experience Management: wenn DAM und PIM die Kräfte bündeln
Während PIM-Systeme alle relevanten Kanäle mit aktuellen und vollständigen Produktinformationen versorgen, liefern DAM-Systeme als komplementäre Lösungen die digitalen Assets dazu. Als integrierte Marketingplattform bietet mediacockpit daher sowohl eine PIM- als auch eine DAM-Komponente. Auf diese Weise können die Produkte auf allen User Interfaces facettenreich und umfänglich dargestellt werden. Während Verbraucher in physischen Shops Produkte anfassen, aus allen Winkeln begutachten und optimal miteinander vergleichen können, sind sie online auf all diese visuellen Informationen angewiesen. Je mehr davon zur Verfügung gestellt werden, desto besser können User die Produkte erleben – auch digital. Einige Fashionshops haben die Bedeutung visueller Produktpräsentation erkannt und publizieren neben zahlreichen Fotos auch kleine Videos zu Kleidungsstücken, die veranschaulichen, wie die Stoffe in Bewegung fallen.
DAM verhindert Datenchaos und Karteileichen
Vergessene Präsentationen, versteckte Grafiken oder doppelt und dreifach abgelegte Produktbilder: Ein zentrales DAM macht alle digitalen Assets im Unternehmen sichtbar und leicht zugänglich. Damit reduziert sich die Suche, etwa nach geeignetem Bildmaterial, auf ein paar Klicks und das Durcheinander an unterschiedlichen Dateiversionen und intransparenten Änderungen sind damit Geschichte.
DAM-Lösungen erleichtern die Kollaboration
Eine klare Verwaltung der Nutzerrollen und -rechte erlaubt nicht nur eine saubere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens. Auch die Kollaboration mit Externen wie Agenturen, Fotografen oder Freelancern wird so deutlich erleichtert. Zudem schafft das Rechtemanagement Sicherheit und sichert die Compliance im Umgang mit sensiblen digitalen Assets.
Welche Nutzer profitieren am meisten von einer DAM Software?
Grundsätzlich profitiert jeder, der an der Erstellung und Nutzung von digitalen Assets im Unternehmen beteiligt ist, von einer Digital Asset Management-Lösung wie sie mediacockpit bietet. Dazu zählen insbesondere:
Produktmanager
Produktmanager sind dafür verantwortlich, dass die Produkte den Anforderungen der Ausgabekanäle entsprechend abgebildet werden. Dazu gehören Produktinformationen, die in einer speziellen PIM Software verwaltet werden, aber auch Mediendaten wie Produktbilder oder Datenblätter. Eine DAM-Lösung erleichtert die Verwaltung dieser digitalen Assets enorm.
Marketing, Social Media Manager, Webmaster
Marketingverantwortliche benötigen für ihre Kommunikationsaktivitäten unterschiedlichstes Material. Dazu gehören Produktdaten aber auch Bilder, Videos und PDFs. Dieses Material an unterschiedlichen Stellen anzufragen, ist vor allem in der digitalen Welt längst keine Option mehr. Es muss mit intelligenten Such- und Filteroptionen sofort zur Verfügung stehen – und zwar passend für jedes relevante Interface.
Grafik Design
Da das Grafik Design direkt an der Erstellung von digitalen Assets beteiligt ist, profitieren die Nutzer hier von den ausgezeichneten Kollaborationsmöglichkeiten, die ein DAM-System bietet. Nachvollziehbare Änderungen, Kommentierungsfunktionen und transparente Versionen helfen, jederzeit den Überblick zu behalten und effektiv gemeinsam an Logos und anderen Grafiken zu arbeiten.
Externe
Nicht nur den internen Mitarbeitern nützt also eine DAM-Lösung – auch Dritte wie Agenturen, Fotografen, Freiberufler oder die Presse können mit einem auf ihre Rolle zugeschnittenen Zugang zu den digitalen Assets und den Funktionen der DAM Software direkt mit den internen Usern zusammenarbeiten. Dadurch werden unternehmensübergreifende Workflows und Prozesse optimiert und die Zufriedenheit der verschiedenen Parteien erhöht.
